Según la experiencia de las empresas outsourcing, existen 4 pasos para gestionar su personal. Desde el 2007, y gracias a la Ley 20.123 que regula sus operaciones, esta industria está consolidada. Según cifras de Robert Half, el 72% de los gerentes chilenos ha contratado a un trabajador temporal para que desempeñe una función permanente.

Estas empresas ofrecen la externalización servicios para que sus clientes se concentren en los fines estratégicos de su negocio. La externalización se da desde el área administrativa, logística, distribución, seguridad, tecnologías de la información, entre otras. Así, se enfocan en clientes como pymes y empresas de mayor envergadura.  Pero ¿cómo puedo gestionar personal que es ajeno a mi empresa?

Procesos de selección de personal outsourcing

Los procesos para seleccionar el personal outsourcing son variados, es parte de los 4 pasos. Las empresas del rubro adoptan diferentes metodologías. En el caso de Grupo Expro, en palabras de la gerente comercial de la empresa, Claudia Gallo, ellos ya tienen una base de datos de personal. En el caso de épocas como navidad, ellos tienen “colaboradores que trabajan todas las temporadas. Parten en noviembre y dicen que de tal fecha quedan disponible y gran parte es por esa base de datos”, afirmó.

A partir de ahí, deben actualizar competencias. Pero no los citan a la oficina por una prueba. Para ello disponen de pruebas online. Además, digitalizan toda la documentación necesaria. “Los seleccionados son convocados a través de procesos muy automatizados, nosotros ahí tenemos todo digitalizado”. Según Claudia, ellos se encargan del registro de huella dactilar, fotocopia de documentos, antecedentes y otros. Los datos son subidos en una plataforma que el propio Grupo Expro cuenta.

Por ello, la clave de toda empresa outsourcing se encargue de todo el proceso. “Desde que el cliente nos pide el cargo […]. El proceso de reclutamiento, presentación de oferta, selección de candidatos, capacitación, selección del punto, envío y control de asistencia”, afirmó Gallo.

Capacitación y gestión de personal outsourcing: pasos a seguir

Las empresas outsourcing y de servicios transitorios atienden múltiples necesidades. Desde limpieza para bancos, hospitales, jardineros, guardias de seguridad, cajeros, reponedores, vendedores, promotores y muchos otros servicios. Esta diversidad implica hacer capacitaciones en diferentes áreas a un gran número de seleccionados.

En el caso de Grupo Expro, ellos segmentan por líneas de negocio. Eso depende de lo que deseen capacitar los clientes. Por ejemplo, en el caso de los promotores, deben capacitar por cada nuevo producto que lancen. “Cada campaña cada proceso, incluso los antiguos vuelven a capacitarse porque sacan 6, 7 productos nuevos […]. Entonces ese chic@ debe volver a capacitarse. Hay clientes que son exigente con nosotros en ese caso”, declaró Gallo.

Sin embargo, ¿qué sucede cuando tienes que capacitar a una gran cantidad de personas y en regiones? En su caso, según Claudia, la capacitación se hace y se transmite a nivel nacional. Esto, con el fin de que los procesos sean los más cortos posibles. Sus clientes requieren que se cumplan los procesos ojalá, en un día.

“Nosotros partimos de la base que todo nuestro entrenamiento y conocimiento nos hace partir en 48 horas”, declaró Gallo. Sin embargo, siempre habrá capacitaciones más extensas. “Hay mucha diferenciación, uno es la diversidad dentro de las marcas y luego comparar dentro de la competencia”, según afirmó la gerenta. No obstante, “para retail hay que estar 3 días y dale”.

Localización: para gestionar al personal outsourcing

Luego de todo el proceso de validaciones es hora de ubicar al colaborador en el punto requerido. Allí se debe equilibrar la demanda del trabajador con la del cliente de outsourcing. También es fundamental la puntualidad y presencia de las y los trabajadores. Dependiendo de la industria que están sujetas a turnos y cargas horarias muy diferentes.

Así lo entiende Bastián Garrido, encargado de control de asistencia de LIM Chile. Esta outsourcing tiene más de 30 años de experiencia en el rubro y comprende las necesidades de sus clientes.  La ubicación y puntualidad es una de las grandes demandas. Sin embargo, muchos clientes no aceptan que empresas como LIM instalen sistemas para verificar la permanencia o no del trabajador.

Al no optar por soluciones electrónicas para gestionar el personal. “No teníamos la forma de saber si una persona llegaba o no llegaba a trabajar. Esperábamos que el cliente nos mandara un correo […], y ahí recién nosotros nos saltaba la alarma”. En esa situación, Bastián tuvo que recurrir a sistemas que mezclen la solución de localización con asistencia. Así, el personal de gestión de personas, sabrá si la persona: fue a trabajar, marcó asistencia y si lo hizo en la ubicación indicada.

Asistencia, localización y métricas: pasos para sacar provecho a la gestión de personal outsourcing

Tener sistemas electrónicos para gestionar asistencia es otro de los 4 pasos para gestionar personal outsourcing. En el caso de LIM Chile, les permite visualizar la asistencia del personal outsourcing. Ellos cuentan con una pantalla que indica las dotaciones por lugar en 3 colores y tiempo real: Rojo cuando no está un trabajador. Amarillo cuando hay dotación, pero no la demandada por cliente. Por último, Verde cuando está la dotación completa.

Y no solo disminuye los tiempos de remplazo, sino que también logra una mejor distribución del personal. De esta forma, ve en que puntos son más necesarios. “Nuestros clientes, que son los bancos, nos demandan si una persona fue o no. Si no va, implica multa”. Por ello, afirma Bastián, que es necesario ver en tiempo real el personal para optimizar la operatividad de su empresa.

Por último, en el caso de Grupo EXPRO sus clientes no estaban convencidos de usar los sistemas electrónicos para marcar asistencia. “Un cliente que era muy masivo no estaba convencido que la chica (trabajadora) marcara con celular. Asociaba la tecnología como vulnerabilidad. Fuimos haciendo pilotos y en presencia del cliente se fue convenciendo”, afirmó Gallo.

Al combinar asistencia y localización, los puntos donde ofrecen el servicio de outsourcing pueden responder a contingencias. “Por ejemplo que alguien le toca ir al Alto y tengo 4 en Falabella y 0 en Paris. La jefa de área me dice que no hay nadie en una. Entonces, hay que mandar en los puntos faltantes”. Por ello para Gallo no sirve un reloj control para 500 puntos, sino soluciones de acuerdo a los contextos, servicios entregados y localizaciones.