Libro de asistencia representa un riesgo para el control de asistencia

Libro de Asistencia como Sistema de Control de Asistencia
El libro de asistencia puede representar un riesgo como sistema de control de asistencia. Legalmente en Chile, los empleadores tienen la responsabilidad de controlar la concurrencia de sus trabajadores al lugar físico de trabajo con control de asistencia de personal. Ello es una obligación para el Código del Trabajo Chileno, existiendo dos posibilidades de registrar la asistencia. Entre estos, se encuentra:

  • Por medio del clásico libro de asistencia, donde cada trabajador debe registrar sus horarios de entrada y salida.
  • También por reloj control biométrico o un reloj lector de tarjetas magnéticas.

La mayoría de las empresas optan en primera instancia por controlar la asistencia de sus trabajadores por medio del libro de asistencia. Está bien, no los culpamos, pues el libro tiene algunos beneficios. Entre ellos podemos contar el bajo costo (sólo se necesita comprar un libro de asistencia), la simpleza del proceso y la implementación.
Pero como cualquier cosa en la vida, no todo es color de rosa. El libro de asistencias posee aspectos negativos que muchas veces superan a los beneficios y pueden ser un riesgo para el control de asistencia. A continuación comentaremos algunos:
  1. El temido “borrón”


Lo sabemos, errar es humano, y también se observa en el libro de asistencia. Muchos trabajadores registran de forma errónea su entrada/salida. Para ese fin, tratan de enmendar dicho error con borrones, lo que provoca una multa segura en caso de ser inspeccionado por un fiscalizador. La situación puede generar una multa cercana a la no despreciable suma de $200.000.
  1. Las multas


La más grande pesadilla de los empleadores. Las multas poseen variados motivos, siendo los más comunes el no contar con la hora de entrada o salida. O también, la falta de la firma en la entrada/salida, enmendaduras (tanto en los horarios como en la firma). No contar con la suma semanal de horas trabajadas y la suplantación de la firma (delegación a otra persona). Las multas por los motivos anteriores consideradas como infracciones graves, y los montos se aplican según la siguiente escala:
1 a 49 trabajadores = 1 a 20 UTM
50 a 199 trabajadores = 2 a 40 UTM
200 y más trabajadores = 3 a 60 UTM

  1. Procesamiento de un libro de asistencia si se prefiere como control de asistencia 


El libro de asistencia al registrarse de forma manual, requiere la mayoría de las veces que la información  deba ser ingresado a una planilla en excel o a un software ERP. Lo anterior, es para poder procesar la información para el cálculo de remuneraciones y obligaciones legales (imposiciones, seguros, etc.). Ésto genera que se pierda mucho tiempo en este proceso. Además, puede ser propenso a errores de digitación al ser un proceso manual.
  1. Fraudes


Con fraudes nos referimos a diversas situaciones, entre ellos la suplantación entre trabajadores, registrándose entre compañeros de trabajo. Tanto en la entrada como en la salida.
Ello porque no existe una verificación o supervisión en muchos casos, e incluso en los que existe supervisión no es exhaustiva ni 100% eficaz. Esto puede ser explicado porque los supervisores son parte del problema al permitir estas situaciones.
Además del problema anterior, el empleador no posee forma de corroborar la veracidad de la información. Por tanto, se debe confiar ciegamente en la información del libro, la que casualmente nunca es diferente a la pactada en el contrato de trabajo. Por esta razón, es extraño encontrar registrados atrasos y muy común encontrar horas extra.
  1. Sobrepago de sueldos


En línea con el punto anterior, es común encontrar registro de horas extra en los libros de asistencia, que son difíciles de verificar. Además de que rara vez se registran atrasos. Esto se refleja en las planillas de remuneraciones. En muchos caso, refleja un pago erróneo, pagándose muchas veces más de lo que realmente debería pagarse.
  1. Despido laboral mal pactado


Despedir a un trabajador  es complejo. Tanto cuando renuncie voluntariamente o como para cuando sea por necesidades de la empresa, provocando en muchos casos que éste recurra a la Dirección del Trabajo.
Al recurrir esta institución, su empresa es puesta en la mira y será profundamente fiscalizada, provocando en la mayoría de los casos que lo multen por algún error o incumplimiento involuntario de alguna obligación legal. Lo anterior,  sea por desconocimiento o por falta de recursos para supervisar el cumplimiento de dichas obligaciones legales.
A partir de lo anterior, se vuelve crucial entender los pro y contras de utilizar este sistema de control de asistencia de personal. Ver si se ajusta a las necesidades y a la realidad de su empresa. Así usted puede determinar si necesita un sistema de control de asistencia, con su respectivo reloj control.

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