Recursos Humanos
¿Cuánto tiempo se debe conservar el registro de control de asistencia?
¿Cuánto el empleador debe conservar el registro de control de asistencia? A continuación, esa duda lo aclararemos.
El control de asistencia biométrico posee 8 características que debe cumplir para su funcionamiento según la DT. ¿Cuáles son?
Tabla de Contenidos
El registro de control de asistencia biométrico está autorizado por la Dirección del Trabajo y presenta ciertas características. El Código del Trabajo especifica que, para determinar la asistencia y las horas de trabajos, es necesario un libro de asistencia o un reloj control con tarjetas de registro.
No obstante, estos mecanismos son asuntos del pasado.
Desde la ordenanza 1140/27 del 24 de febrero de 2016, están regulado los nuevos sistemas para el control de asistencia. Entre ellos, el registro de control de asistencia biométrico. Existen muchos sistemas de control de asistencia, entre ellos, usando la huella dactilar, la lectura de palma y la lectura de rostro.
Sin embargo, muchos se preguntan, ¿son legales estos sistemas?, ¿puedo contratar cualquier servicio de registro control de asistencia biométrico? Estas y otras dudas las respondió la Dirección del Trabajo. La entidad que debe velar por el cumplimiento del Código del Trabajo, precisó de 8 características que debe cumplir el control de asistencia biométrico. En GeoVictoria te contamos y aquí están las siguientes:
Marcación del control de asistencia biométrico característica importante
La empresa tiene la obligación de registrar asistencia. Esto siempre y cuando, será cumplido por un acto voluntario del trabajador. Sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador.
El sistema debe registrar en forma automática el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad. Para ello, debe indicar fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y, además, los datos del empleador.
1- Identificación:
El registro de control de asistencia electrónico por parte del trabajador podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación. Para ello se puede considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc.
2- Comprobantes de marcación:
Los sistemas de control de asistencia biométrico deberán entregar un comprobante de cada operación realizada. Sea si se tratará de un error de identificación o falla en la marca. El requisito se cumple cuando se emite el comprobante en formato de papel. La DT autoriza la emisión electrónica de los comprobantes de las marcaciones. Ello se puede enviar un email o en formato imprimible.
3- Reportes semanales:
Los sistemas informáticos actuales deben permitir obtener automáticamente resúmenes de horas trabajadas semanales, bisemanales, etc. Las empresas que opten por este tipo de registro no estarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
4- Disponibilidad del servicio:
El empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes de la plataforma de control de registro de asistencia electrónica.
5- Verificación:
Los sistemas de registro y control de asistencia biométrico deberán ser analizados y revisados por entidades dedicadas a su certificación. El proceso debe ser antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada.
6- Acceso para fiscalización:
El empleador será responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada. Además deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectora de este Servicio. El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador). Pero también, pensando en la contingencia por Covid-19, remoto. Para ello, hay sistema de registro de control de asistencia.
7- Compatibilidad con otros sistemas:
La utilización de un sistema de registro de asistencia no obsta a la existencia de otro sistema especial para el mismo empleador. Ello puede ocurrir entre los dependientes que presten servicios fuera del establecimiento del empleador y el personal administrativo de la misma compañía. O también con las mismas soluciones remotas que ya existen.
Si la Dirección del Trabajo acredita el cumplimiento de todos los requisitos, los sistemas podrán ser comercializados e instalado. Esto, sin que posteriormente cada empleador usuario deba solicitar nuevamente autorización para uso.