Control de asistencia en Chile: Todo lo que debes saber

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Cuando se habla de control de asistencia surgen muchas dudas. No es fácil decidir qué tipo de registro es el más adecuado para cada organización. Para ello, se debe tomar en cuenta la utilidad de los datos recogidos y de qué manera se ajustan a los objetivos institucionales.

Por otro lado, se deben considerar aspectos desde el punto de vista del personal, como por ejemplo las modalidades de trabajo y sus funciones. Asimismo, existen una serie de disposiciones legales que regulan el uso de estos sistemas y que deben respetarse si no se quiere tener problemas. 

En este artículo resolveremos las inquietudes más frecuentes sobre el registro de asistencia y te orientaremos para que puedas tomar la mejor alternativa.

Lo fundamental: ¿Qué es un control de asistencia?

Antes de cualquier duda,  hay que saber qué significa el concepto de control de asistencia.  El control de asistencia es un sistema que permite realizar un seguimiento de las entradas y salidas de los empleados de la empresa. De esta manera, se puede comprobar la puntualidad y asistencia de los trabajadores.

¿Es obligación tener un control de asistencia?

De acuerdo al artículo 33 del Código del Trabajo chileno, el empleador tiene la obligación de llevar un registro de asistencia de sus trabajadores. Por lo tanto, no solo se supervisa el ingreso y salida de los empleados, sino también se recuenta el número de horas extras que se cumplen por jornada.

¿Qué ocurre si el empleador no tiene registro de asistencia?

El incumplimiento de esta obligación puede traer importantes consecuencias para el empleador. Existen distintos tipos de sanciones para quienes no cuenten con  un registro de asistencia, así como quienes realicen el control de una forma incorrecta. La sanción se traduce en un monto calculado en Unidades Tributarias Mensuales(UTM). Dicha cantidad dependerá de la gravedad de la situación y del tamaño de la empresa en cuestión.

 Unidad Tributaria Mensual (UTM) 
Tamaño Empresa LeveGraveGravísima
Micro: 1 a 9 personas345
Pequeña: 10 a 49 personas6810
Mediana: 50 a 199 personas243240
Grandes: 200 y más personas 

364860

¿Dónde debe estar ubicado el registro de control de asistencia?

La Dirección del Trabajo de Chile, establece de forma explícita el lugar donde debe ser instalado el control de asistencia. Según el organismo, el registro “debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores, el que no necesariamente debe ser en el acceso al lugar de trabajo”.

Tipos de control de asistencia

La legislación permite una serie de mecanismos para llevar un registro de asistencia de los trabajadores. Entre ellos se encuentran:

  • Libro de asistencia
  • Reloj control con tarjeta de registro
  • Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética
  • Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar
  • Sistemas de geo-referenciación o ubicación satelital (GPS)

¿Qué pasa cuando el lugar de trabajo es nuestra casa?

Ya sabemos que el sistema de control de asistencia debe estar ubicado en el lugar de trabajo, pero ¿qué pasa con quienes trabajan a distancia? La pandemia revolucionó la forma en la que se trabaja. Por ello, son cada vez más las personas que cumplen sus funciones de forma remota.

A partir de esto, una de las soluciones más recientes que se ha popularizado es la opción del marcaje web. De esta manera, se puede controlar la asistencia a colaboradores que se encuentren en cualquier parte del mundo. Solo se necesita un computador con acceso a internet y una cuenta en la plataforma online.

En conclusión, este método resulta beneficioso tanto para la empresa como para el trabajador. En ese sentido, permite simplificar el proceso de registro y administrar los datos de forma óptima. Otra de las características de este mecanismo son su bajo costo de implementación y las múltiples opciones de reportes e informes que entrega.

Requisitos para un sistema de control de asistencia digital

Para implementar un sistema de control de asistencia de carácter digital que regule modalidades como el teletrabajo o trabajos en terreno, la ley señala una serie de requisitos:

1) Marcaciones: En primer lugar, la obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador. Esto sin importar el tipo de sistema de registro que utilice el empleador.

2) Identificación: El registro de asistencia electrónico podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación. Para ello se pueden considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación como claves  y contraseñas. Esto en la medida que la alternativa escogida permita dar certeza de la identidad de la persona y la fecha correspondiente.

3) Comprobantes de marcación: Los sistemas de control de asistencia deberán entregar un comprobante de cada operación realizada

5) Disponibilidad del servicio: El empleador es responsable de la operación y mantención de los equipos que conforman la plataforma de control de asistencia electrónica.

6) Verificación: Los servicios que ofrece el mercado para el registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados previamente a su autorización.

7) Acceso para fiscalización: El empleador debe mantener disponible la plataforma con la información actualizada. Además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes en caso de investigación.

8) Compatibilidad con otros sistemas: La utilización de un sistema de registro de asistencia electrónica no prohíbe la existencia de otro sistema especial dentro de una empresa. De ese modo, se pueden emplear distintos métodos cuando, por ejemplo, los trabajadores cumplan funciones dentro y fuera las instalaciones físicas.

¿Cuánto tiempo se deben guardar los registros de asistencia?

Además de contar con un sistema de control de asistencia que funcione de forma adecuada, el empleador debe considerar un tiempo determinado para almacenar los datos de registro. Para ello, se debe tener en cuenta el tipo de sistema empleado.

En el caso del sistema análogo tradicional, el control de asistencia debe conservarse por un período mínimo de dos años. De la misma manera, el recuento de las horas extras debe tener una documentación de al menos seis meses.

Por otra parte, quienes posean plataformas tecnológicas para llevar a cabo el control de asistencia deben cumplir con otros estándares. Así, el período histórico del registro de asistencia no debe ser inferior a cinco años, de manera que se pueda acceder a dicho registro en caso de que un trabajador lleve más tiempo en la empresa.

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