¿Qué hacer si trabajadores olvidan marcar asistencia? - GeoVictoria Blog

Trabajadores olvidan marcar asistencia Puede ser por flojera, no tener la costumbre o por que lo olvidan, los trabajadores pueden marcar asistencia. Es una situación que se repite en empresas que recién están adoptando medidas para registrar asistencia. Para la legislación chilena, es obligación que todo empleador tenga algún sistema para registrar asistencia. No olvidemos que el artículo 33 del Código del Trabajo dice expresamente:

Art. 33. Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro.
Esta normativa ha hecho que las empresas en Chile hayan implementado mecanismos para registrar asistencia. Desde tarjetas de acceso, biometría, huellas dactilares, entre otros métodos han sido adoptados. No obstante, a pesar de la simplicidad de algunas formas de registrar asistencia, todavía existen problemas que dificultan el marcaje. En GeoVictoria te queremos ayudar. En esta nota, abordaremos las principales causas que merman adoptar esta costumbre. También, se debe recordar las características del registro de asistencia para ser legitimado por la autoridad. Por último, te daremos tips para que evites esta situación.

¿Qué debe contar el mecanismo de registro de asistencia para ser validado?

Antes de profundizar, es menester recordar una vez más, los requisitos que deben tener los mecanismos para registrar asistencia. Según la Dirección del Trabajo (DT), autoriza las siguientes modalidades para el control de asistencia:
  • Libro de asistencia.
  • Reloj control con tarjeta de registro.
  • Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética.
  • Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar.
  • Sistemas de geo-referenciación o ubicación satelital (GPS).
El dictamen 1140/27 del 24 de febrero de 2016, específica que debe contar los nuevos mecanismos electrónicos para ser validados por la DT. Entre los siguientes requisitos se encuentran:
  • Marcaciones: La obligación registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador.
  • Identificación: El registro de asistencia electrónico será por: biometría, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc.
  • Comprobante de marcación: El sistema de control de asistencia debe entregar u comprobante de marcación en formato papel. También está la posibilidad de enviarlo por correo electrónico.
  • Disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica.
  • Verificación: Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y certificados.
  • Acceso para fiscalización: El empleador debe mantener los registros disponibles para la fiscalización de la DT.
  • Compatibilidad con otros sistemas: Un mismo empleador puede tener dos registros de asistencia diferentes. La DT lo autoriza entre los dependientes que presten servicios fuera del establecimiento del empleador.
Al verificar que nuestro sistema de gestión de personal cumple con todos estos requisitos, tendremos la certeza si el trabajador tiene las condiciones para registrar.

Factores que hacen que trabajadores olvidan marcar asistencia

Entrando de lleno al tema, existen una serie de factores que generan el olvido en el marcaje. Aquí en GeoVictoria, presentaremos algunas razones.
  • No hay cultura de marcaje: Si es una empresa que siempre estuvo habituada al libro de asistencia, será difícil acostumbrar a sus trabajadores con nuevos métodos. Tal vez, no estaban acostumbrados a firmar el libro. Registraban cualquier hora de inicio y salida, o simplemente, ¡no lo hacían!
  • Trabajadores no comprenden el sistema de registro de la empresa: La empresa puede implementar el sistema de registro, preguntar si el trabajador tiene la voluntad de usarlo. Pero si no realiza capacitaciones para que ellos aprendan su uso, no querrán registrar.
  • El aparato para registrar asistencia no está en un lugar visible: La Dirección del Trabajo en su dictamen 2309/080, determinó que el registro: “debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores, el que no necesariamente debe ser en el acceso al lugar de trabajo”.
  • No existe más de un mecanismo para registrar asistencia: Sea por la imposibilidad de registrar la huella dactilar o simplemente, el trabajador no puede usar una aplicación. Por lo mismo y dependiendo del rubro de la empresa, esta debe estar preparada para contar con dos o más sistemas de registro. Dando  posibilidades de marcar  asistencia a los trabajadores, así no lo olvidan.

¿Qué debe hacer la empresa para evitar este problema?

Según la Dirección del Trabajo (DT), la responsabilidad de llevar un sistema de registro de asistencia es del empleador. Por tanto, el puede decidir, como lo administra, que mecanismo de registros existen, entre otros. Una de las formas en que la empresa puede evitar el problema es, comunicándolo en el reglamento interno. El reglamento de orden, higiene y seguridad, que toda empresa debe tener, se establecen una serie de obligaciones del trabajador. Entre ellas, aquellas relativas al cómo debe usarse el registro de asistencia. Allí, se recalca que el no cumplimiento del registro “puede ser sancionada en conformidad a lo previsto en el N° 10 del artículo 154 del Código del Trabajo”. Además de incluir el control de asistencia en el reglamento, GeoVictoria recomienda a los administrativos del registro de asistencia, acudir a capacitaciones. Esas, son las únicas instancias donde ellos pueden aprender usar el sistema. No obstante, la DT señala que el empleador, a pesar de ser responsable de todo el sistema de control de asistencia, no lo es de las marcaciones. Siempre debe quedar claro que es el trabajador, quien debe marcar. Una herramienta que disponen empresas de gestión de asistencia como GeoVictoria, son las alertas. Si el trabajador olvidó registrar asistencia en la hora autorizada para ello, envía una alerta por correo electrónico. Recuerda que, de no cumplir con el control diario de asistencia, la DT puede establecer multas entre los 10 a las 60 UTM.

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