Asistencia administrativa, un imprescindible en las compañías

Los profesionales en asistencia administrativa son muy demandados actualmente en Colombia. Este personal se encarga de lograr que los distintos departamentos de una compañía funcionen bien. En cuanto a lo administrativo, su labor afecta a todas las operaciones de la organización.

De igual manera, ellos son responsables de realizar labores referentes a archivar, procesar y registrar información. Además de planificar, coordinar actividades, procesar pagos, realizar cálculos estadísticos, entre otras.

Precisamente, las tareas en específico dependerán del área en la que se desempeñe el profesional. Estas podrán ser operativa, comercial, logística y contable. Cualquiera de estas actividades se enmarcan en la comercialización y producción de bienes y servicios.

Tareas desarrolladas por un profesional en asistencia administrativa

Son distintas las funciones que deberá desarrollar un profesional en asistencia administrativa. Estas dependerán de las necesidades y operaciones que realice cada compañía. Conoce algunas de ellas:

Gestionar documentos: Consiste en organizar, almacenar y archivar los archivos que se manejen en la oficina. En consecuencia, se mantendrá una buena organización. En ciertas oportunidades es común que tenga que redactar, editar documentos, llevar actas y realizar minutas de las reuniones.

Planear eventos: El profesional estará a cargo de planificar todos los elementos que se requieran para organizar un evento. Ejemplo de ello son los almuerzos, las ferias y los congresos.

Administrar agendas: La coordinación entre cada una de las actividades de los miembros de la compañía es una de sus tareas. Por ejemplo: las reuniones laborales, las citas con clientes, la programación de eventos y los viajes de negocios.

Revisar los controles de asistencia: Deberá supervisar la asistencia de los colaboradores, y verificar la puntualidad de estos al ingresar y salir de la oficina. Además, con este monitoreo podrán recopilar cierta información que les permitirá hacerle seguimiento a algunos ítems. Por ejemplo, conocer cuáles empleados tienen mayor ausencia de manera injustificada.

Atender de manera telefónica y virtual: Esta función ya está cubierta por otros profesionales en algunas compañías a nivel mundial. No obstante, todavía es común que el asistente administrativo deba contestar llamadas o correos electrónicos para resolver dudas o inquietudes.

Gestionar el soporte tecnológico: Deberá estar pendiente de que la tecnología la empresa estén funcionando bien. De no ser así, estará en capacidad de gestionar el soporte técnico necesario.

Atender a visitantes y usuarios: El profesional tendrá la tarea de coordinar y guiar al interior de la empresa a los visitantes. Por ejemplo: los clientes, socios comerciales o proveedores.

¿Dónde estudiar asistencia administrativa en Colombia?

Existen muchas universidades alrededor del país que ofrecen el programa asistencia administrativa. Cada una de ellas, con un pensum distinto. Por ejemplo, existe el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), una entidad pública en la que las personas pueden capacitarse gratis. Además, posee 33 regionales en toda Colombia.

El programa de asistencia administrativa en el SENA dura 12 meses, 6 de etapa lectiva y 6 de etapa práctica. En el trascurso de este tiempo los aprendices reciben conocimientos afines con procesos administrativos, negocios y contabilidad.

Al culminar su proceso, el egresado obtendrá el título de Técnico Profesional de Asistente Administrativo. Por consiguiente, podrá desempeñarse en el sector público y privado.

Algunos de los siguientes perfiles en los que se podrá enfocar son:

• Asistente administrativo
• Auxiliar de oficina, almacén, o contable
• Asistente de archivo
• Coordinador de servicios generales

Según el SENA, este programa fue creado con el objetivo de “brindar a los sectores productivos la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su entorno y del país”.

Además, en materia de empleo, el egresado en asistencia administrativa tiene muchas ofertas de empleo. Esto se debe a que la mayoría de las oficinas requieren de este tipo de personal.

Competencias que debe tener un asistente administrativo

En todas las profesiones se requieren ciertas habilidades para poder desempeñarse en una compañía. Asimismo, será de gran ayudar para dar soporte en las metas que se tenga.

No obstante, en el caso de un profesional de asistencia administrativa, las competencias que reclaman las empresas hoy en día son:

• Gestionar el tiempo.
• Trabajar en equipo de manera coordinada.
• Tener capacidad de síntesis.
• Organizas funciones y tareas en base a prioridades.
• Poseer habilidades comunicacionales (orales y escritas).
• Tener buen manejo del computador.
• Contar con habilidades de servicio al cliente.
  
  Además de esto, quien se desempeñe como asistente administrativo deberá demostrar una actitud entusiasta y positiva, acatando los protocolos de la empresa.