El control de asistencia es uno de los pilares de la gestión de personal en cualquier organización. Cumplir con las normativas vigentes en materia de asistencia no solo es una obligación legal para las empresas, sino también una herramienta crucial para promover la transparencia, prevenir conflictos laborales y optimizar la productividad. En este contexto, las leyes laborales de países como Perú, Chile o México establecen una serie de requisitos específicos que las empresas deben conocer y aplicar correctamente.
En este artículo exploraremos las principales normativas relacionadas con la asistencia en el trabajo, los derechos y deberes tanto del empleador como del trabajador, y cómo una buena gestión puede prevenir contingencias legales y mejorar el clima organizacional.
Toda empresa que contrate trabajadores está obligada a llevar un control fidedigno de la asistencia y la jornada laboral. En Perú, por ejemplo, el artículo 9 del Decreto Supremo N.º 003-97-TR establece que el empleador debe controlar el tiempo de servicios efectivamente prestado por el trabajador, incluyendo horas ordinarias, horas extras y tiempos de descanso.
El incumplimiento de esta obligación puede derivar en sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil), ya que se considera una infracción grave no contar con un registro adecuado. Este registro, además, debe estar disponible en caso de inspecciones laborales.
Las empresas pueden optar por distintos mecanismos para registrar la asistencia de su personal, pero estos deben cumplir con criterios de verificabilidad, fiabilidad y accesibilidad. Entre los métodos más utilizados se encuentran:
Se trata del clásico cuaderno de asistencia o planilla firmada, aunque este sistema presenta debilidades importantes, como el riesgo de manipulación, pérdida de documentos o dificultad para auditar la información.
Este dispositivo permite identificar al trabajador mediante huella digital, reconocimiento facial u otra tecnología similar. Es una opción más segura, rápida y menos vulnerable a fraudes como el "marcaje por encargo".
Con la digitalización de los procesos de recursos humanos, muchos empleadores han optado por sistemas de control de asistencia basados en la nube. Estos permiten el registro remoto, integración con otras plataformas de gestión de personal y almacenamiento seguro de datos, cumpliendo con las leyes de protección de datos personales.
El trabajador tiene derecho a que su jornada laboral sea correctamente registrada y que el empleador no altere de manera arbitraria esta información. En caso de discrepancias, los registros de asistencia se convierten en evidencia clave ante una demanda laboral por horas no pagadas, despidos injustificados o incumplimientos de horario.
Asimismo, la normativa exige que los trabajadores tengan acceso a los registros, ya sea de manera periódica o cuando lo soliciten, para corroborar que no existen inconsistencias. El empleador también está obligado a entregar una boleta de pago que refleje fielmente las horas laboradas y los descuentos, si los hubiera.
No llevar un control adecuado de la asistencia puede acarrear graves consecuencias para una empresa. Entre las principales sanciones que puede aplicar la Sunafil en Perú destacan:
El empleador puede descontar proporcionalmente las ausencias injustificadas, siempre que esté debidamente establecido en el contrato y respaldado por registros confiables. De igual forma, los retrasos reiterados también pueden derivar en sanciones disciplinarias, siempre que se hayan seguido los procedimientos internos de advertencia, amonestación y descargo.
En Perú, el Reglamento de la Ley de Fomento al Empleo establece que una inasistencia injustificada de tres días consecutivos o cinco alternados en un periodo de 30 días puede ser causal de despido.
Las empresas que buscan prevenir conflictos laborales y garantizar el cumplimiento legal deben adoptar buenas prácticas como:
Optar por tecnologías modernas que permitan automatizar el marcaje, almacenar los datos en tiempo real y generar reportes automáticos. Esto reduce errores humanos y facilita el cumplimiento de auditorías.
Tanto trabajadores como supervisores deben estar informados sobre el uso correcto de los sistemas de asistencia y las consecuencias legales de falsificar, manipular o no registrar los horarios.
Es recomendable documentar los procedimientos de marcaje, definir horarios de tolerancia y establecer las consecuencias ante incumplimientos. Esta claridad ayuda a prevenir malentendidos y asegura un trato justo para todos.
De este modo, se automatiza el cálculo de horas ordinarias, extras, descuentos por ausencias y beneficios sociales, evitando discrepancias en la liquidación de sueldos.
El uso de tecnología para el control de asistencia se ha vuelto indispensable en la gestión moderna. Sistemas como los ofrecidos por GeoVictoria permiten a las empresas cumplir con la normativa sin fricciones, al brindar trazabilidad, reportes en tiempo real y compatibilidad con plataformas de recursos humanos y contabilidad.
Estas herramientas no solo garantizan cumplimiento legal, sino que además facilitan la toma de decisiones basada en datos, optimizan la productividad y mejoran la experiencia del trabajador.
Cumplir con las normativas sobre asistencia en el trabajo es una responsabilidad ineludible para las empresas que buscan operar dentro del marco legal y construir un entorno laboral justo y eficiente. Contar con sistemas de registro fiables, capacitar a los equipos y mantenerse al día con los cambios regulatorios son pasos fundamentales para evitar sanciones, mejorar la gestión del talento humano y fortalecer la reputación organizacional.
Invertir en tecnología, como soluciones biométricas o software en la nube, no es solo una decisión de eficiencia, sino una estrategia para asegurar el cumplimiento normativo y proyectar a la empresa hacia un modelo de trabajo moderno, transparente y basado en datos.