Principales Funciones de la Asistencia Administrativa: Guía Completa

Los profesionales en asistencia administrativa son muy demandados actualmente en Colombia. Este personal se encarga de lograr que los distintos departamentos de una compañía funcionen bien. En cuanto a lo administrativo, su labor afecta a todas las operaciones de la organización.

De igual manera, ellos son responsables de realizar labores referentes a archivar, procesar y registrar información. Además de planificar, coordinar actividades, procesar pagos, realizar cálculos estadísticos, entre otras.

Precisamente, las tareas en específico dependerán del área en la que se desempeñe el profesional. Estas podrán ser operativa, comercial, logística y contable. Cualquiera de estas actividades se enmarcan en la comercialización y producción de bienes y servicios.

Tareas desarrolladas por un profesional en asistencia administrativa

Son distintas las funciones que deberá desarrollar un profesional en asistencia administrativa. Estas dependerán de las necesidades y operaciones que realice cada compañía. Conoce algunas de ellas:

• Gestionar documentos: Consiste en organizar, almacenar y archivar los archivos que se manejen en la oficina. En ciertas oportunidades es común que tenga que redactar, editar documentos, llevar actas y realizar minutas de las reuniones.
• Planear eventos: El profesional estará a cargo de planificar todos los elementos que se requieran para organizar un evento, como almuerzos, ferias y congresos.
• Administrar agendas: La coordinación de actividades como reuniones laborales, citas con clientes, programación de eventos y viajes de negocios.
• Revisar los controles de asistencia: Supervisar la asistencia de los colaboradores, verificando su puntualidad y recopilando información relevante.
• Atender de manera telefónica y virtual: Resolver dudas o inquietudes a través de llamadas o correos electrónicos.
• Gestionar el soporte tecnológico: Asegurar el buen funcionamiento de la tecnología en la empresa y gestionar el soporte técnico necesario.
• Atender a visitantes y usuarios: Coordinar y guiar a clientes, socios comerciales o proveedores dentro de la empresa.

Estudiar asistencia administrativa en Colombia

Existen muchas universidades alrededor del país que ofrecen el programa de asistencia administrativa, cada una con un pensum distinto. Por ejemplo, el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), una entidad pública en la que las personas pueden capacitarse gratis, cuenta con 33 regionales en toda Colombia.

El programa de asistencia administrativa en el SENA dura 12 meses: 6 de etapa lectiva y 6 de etapa práctica. Durante este tiempo, los aprendices reciben conocimientos en procesos administrativos, negocios y contabilidad.

Al culminar su proceso, el egresado obtiene el título de Técnico Profesional de Asistente Administrativo, habilitándolo para trabajar en el sector público y privado. Algunos perfiles laborales son:

• Asistente administrativo
• Auxiliar de oficina, almacén o contable
• Asistente de archivo
• Coordinador de servicios generales

Según el SENA, este programa busca "brindar a los sectores productivos la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su entorno y del país". Además, en materia de empleo, el egresado en asistencia administrativa tiene muchas oportunidades debido a la alta demanda de este tipo de personal.

Competencias de un asistente administrativo

En todas las profesiones se requieren ciertas habilidades para poder desempeñarse en una compañía y apoyar en el logro de las metas organizacionales. En el caso de un profesional de asistencia administrativa, las competencias más valoradas hoy en día son:

• Gestionar el tiempo de manera eficiente.
• Trabajar en equipo de manera coordinada.
• Tener capacidad de síntesis.
• Organizar funciones y tareas según prioridades.
• Poseer habilidades comunicacionales (orales y escritas).
• Tener buen manejo del computador.
• Contar con habilidades de servicio al cliente.

Además, quien se desempeñe como asistente administrativo deberá demostrar una actitud entusiasta y positiva, cumpliendo con los protocolos de la empresa.