Todas las empresas deben contar con un reporte de incidencias, el que debe elaborarse de forma periódica para reportar los accidentes laborales . Para realizar este tipo de registro es necesario tener toda la información relacionada al desempeño del personal, entre ellas el control de asistencia.
Un reporte de incidencias se encarga de documentar los eventos inesperados o inusuales que ocurren en una empresa. Estos eventos pueden ser de distinta índole, por lo que cada uno de ellos afecta al normal desempeño de la organización.
En ese sentido, estos eventos tienen relación con el rendimiento del personal, entre los que se encuentran sus niveles de asistencia, atrasos y permisos. Asimismo, tiene que ver con la infraestructura de la empresa, tales como maquinarias y los equipos tecnológicos.
Para los empleadores, es vital asegurarse de que los reportes de incidencias cumplan con la Ley Federal del Trabajo (LFT) y demás regulaciones aplicables. A continuación, lo que deben tener en cuenta en 2025:
Registro de asistencia: la LFT exige que los patrones lleven un registro fiel de las horas trabajadas y descansos. En caso de inconsistencias, los reportes de incidencias pueden servir como evidencia.
Accidentes y riesgos de trabajo: deben notificarse como lo estipula la Ley del Seguro Social. Registrar correctamente el accidente, el trabajador afectado, tipo de lesión, seguimiento médico, y medidas preventivas.
Permisos, incapacidades y ausencias justificadas: la empresa debe aceptar comprobantes válidos (incapacidad médica, permisos oficiales) y tener políticas claras.
Protección de datos personales: al registrar datos sensibles del colaborador (salud, motivos médicos), observar la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Sanciones y auditorías: sin documentación adecuada, la empresa podría enfrentar auditorías laborales, sanciones por incumplimiento, demandas de trabajadores, etc.
Aquí tienes una plantilla básica para tu reporte de incidencias, que puedes adaptar según el tamaño y necesidades de tu empresa. Incluye los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha y hora de incidencia | Día, mes, año, hora exacta |
| Persona / área involucrada | Nombre del colaborador, departamento, supervisor |
| Tipo de incidencia | (ausencia, atraso, accidente, falla técnica, permiso, etc.) |
| Descripción detallada | Qué pasó, cómo, dónde, por qué (si se sabe) |
| Evidencia | Fotos, documentos médicos, informes técnicos, etc. |
| Clasificación del incidente | Previsto/imprevisto, gravedad, frecuencia |
| Acción inmediata tomada | Primeros pasos para contener daño / mitigar impacto |
| Acción correctiva / preventiva | Qué se va a hacer para que no vuelva a ocurrir |
| Responsable | Quién se encarga de seguimiento |
| Fecha de seguimiento | Fecha estimada para revisar si la acción funcionó |
| Comentarios finales | Observaciones adicionales |
A continuación, se presentan algunos ejemplos concretos de reportes de incidencias que pueden surgir en una organización. Por ejemplo, la ausencia inesperada de un trabajador debido a una emergencia médica, el retraso recurrente de un equipo en la llegada a su turno, la solicitud de permisos especiales por motivos personales o la falla imprevista en uno de los sistemas tecnológicos críticos de la empresa. También pueden considerarse incidentes como el mal funcionamiento de maquinaria esencial para la producción, interrupciones en el suministro eléctrico, errores en el registro de asistencia digital, o incluso situaciones relacionadas con la seguridad laboral, como accidentes en el puesto de trabajo o incidentes que pongan en riesgo la integridad del personal.
El reporte incluye la fecha y hora de la ausencia, el área en la que labora el trabajador, las acciones realizadas por el equipo de Recursos Humanos para cubrir la falta, y cualquier comunicación formal recibida al respecto. También se documentan las siguientes medidas propuestas para prevenir impactos operativos futuros, como la creación de protocolos de reemplazo inmediato.
El reporte debe contener el registro detallado de los días y horarios de los retrasos, los colaboradores involucrados, un análisis de las posibles causas como problemas de transporte o ajustes en rutas de acceso, y las acciones de seguimiento realizadas por el área de supervisión. Se adjuntan recomendaciones para reforzar la puntualidad, como recordatorios automatizados y revisiones de horarios.
El reporte especifica la fecha de solicitud, el tipo de permiso, la duración y la aprobación otorgada por el responsable. Además, se anotan las alternativas implementadas para garantizar la continuidad del trabajo y se recomienda establecer ventanas específicas para este tipo de permisos.
El reporte incluye el diagnóstico preliminar realizado por el departamento de TI, la descripción de las áreas afectadas, el tiempo de inactividad y las acciones correctivas inmediatas. Se documentan los pasos para la restauración del servicio y se sugieren auditorías periódicas para fortalecer la infraestructura digital.
El reporte recoge la descripción precisa del evento, las condiciones en que ocurrió, las acciones de primeros auxilios y el seguimiento posterior. Además, se agregan propuestas para reforzar la cultura de seguridad y la actualización de capacitaciones en prevención de riesgos.
Además de los ejemplos mencionados, es fundamental tener en cuenta que los reportes de incidencias pueden involucrar una amplia variedad de situaciones que afectan la operatividad y la seguridad dentro de una empresa moderna. Por ejemplo, se puede presentar un caso en el que múltiples dispositivos biométricos utilizados para el control de asistencia registran fallas de conexión simultáneas, lo que deriva en inconsistencias en el monitoreo de entradas y salidas del personal. En este caso, el reporte debe contemplar el análisis de registros afectados, la rápida comunicación con el equipo de soporte técnico y la implementación temporal de métodos alternativos, como registros manuales o backups digitales para mitigar el impacto. Otro ejemplo corresponde a incidentes de acceso no autorizado a áreas restringidas. Aquí, el reporte debe especificar la hora del intento, la persona involucrada, los sistemas de acceso utilizados (como tarjetas RFID o reconocimiento facial), las alertas generadas y la respuesta del personal de seguridad.
Es importante agregar recomendaciones para incrementar la seguridad, como reforzar las autenticaciones biométricas o actualizar los permisos asignados. Asimismo, pueden surgir situaciones en el comedor corporativo, como el registro inexacto de raciones entregadas o problemas con la identificación de empleados, lo cual puede provocar desperdicio alimentario o errores en la administración de cuotas. El reporte debe detallar los módulos involucrados, los posibles motivos del error y proponer mejoras, como la actualización del software de gestión o campañas de capacitación para usuarios finales.
En todos los casos, la clave está en documentar el incidente de manera exhaustiva, registrar las acciones correctivas implementadas y extraer aprendizajes que favorezcan la mejora continua. Esto asegura la trazabilidad de los eventos, brinda respaldo ante auditorías y construye una cultura organizacional orientada a la prevención y la eficiencia, alineada con los valores y soluciones integrales que GeoVictoria ofrece a sus clientes.
El correcto manejo y redacción de un reporte de incidencias es un elemento esencial para la gestión organizacional moderna, ya que permite identificar áreas de mejora, optimizar procesos y proteger tanto los recursos materiales como el capital humano. Un reporte bien estructurado no solo debe enumerar los hechos ocurridos, sino también proporcionar un análisis integral que facilite la toma de decisiones basada en datos y evidencias.
Para fortalecer la utilidad de estos reportes, es importante incluir apartados como la identificación de patrones repetitivos, análisis de causas raíz y la evaluación de la efectividad de las acciones implementadas previamente. Incluir herramientas tecnológicas de registro, como las soluciones avanzadas de control de asistencia y monitoreo en tiempo real de GeoVictoria, permite obtener información precisa, automatizar la trazabilidad y reducir errores humanos, asegurando la integridad de los datos recopilados.
Si bien el reporte de incidencias puede considerar una multiplicidad de factores y datos sobre el estado actual de la empresa, estos eventos se pueden agrupar en dos grandes niveles.
Para realizar el reporte de incidencias, debes contemplar algunos datos básicos sobre el control de tu empresa. Asimismo, debes tener en claro cómo responder a los eventos inesperados y corregirlos a futuro.
Es esencial que cuentes con un control de asistencia en tu empresa. De esta forma puedes obtener toda la información sobre el rendimiento del personal. Con una de las soluciones de GeoVictoria podrás conocer aspectos del cumplimiento de tus empleados con su jornada laboral. Entre estos datos se encuentran el horario de entrada y salida, los atrasos, permisos y las horas extras que realiza el personal.
Para tener un buen control de asistencia, GeoVictoria cuenta con diversas alternativas que te permitirán realizar el reporte de incidencias:
Este método para el control de asistencia es el clásico aparato que se instala en la empresa. El GeoVictoria Box funciona mediante la lectura de huellas dactilares y el reconocimiento facial, lo cual entrega una alta seguridad. Gracias a la tecnología biométrica, este sistema identifica los rasgos únicos de cada persona.
Una alternativa a nuestro reloj checador, es el uso del GeoVictoria USB. Con este software tus trabajadores registran la asistencia a través de la lectura de huellas dactilares pero a través de conexión USB a una computadora. Las principales ventajas son su bajo costo de implementación y fácil uso, además de su eficiencia.
¿Tienes personal con trabajo remoto? Esta modalidad no es impedimento para el control de asistencia que ofrece GeoVictoria. Mediante GeoVictoria Web podrás obtener toda la información relacionada a la asistencia de tus trabajadores, quienes se registran a través de una plataforma online.
GeoVictoria App es uno de los métodos más innovadores para el control de asistencia. Con este software, tus trabajadores marcan la asistencia a través de una fotografía selfie. Además, esta aplicación tiene una serie de funciones como localización por GPS, gestión de tareas y mapa de dotación de personal.
GeoVictoria Call te permite registrar la asistencia a través de una simple pero efectiva llamada telefónica. Su sistema Deep Learning -Aprendizaje Profundo- te permitirá verificar la información sobre la identidad de quien marca su asistencia.
Como te contamos, existen dos grandes categorías para identificar los incidentes y anotarlos en los reportes. Pues bien, es necesario identificar si estos eventos son de carácter previstos o imprevistos. De esta manera se pueden consignar en detalle los problemas que se relacionan con los acontecimientos.
No basta con tener una capacidad de respuesta ante los eventos inesperados. Un reporte de incidencias también te ayuda a corregir estos problemas en el futuro. De esta forma podrás poner el foco en prevenir las situaciones indeseadas, como por ejemplo, accidentes laborales. Este paso es fundamental para mantener el funcionamiento de tu empresa.
Cada cierto tiempo es necesario realizar un reporte de incidencias general donde se incluyan todos los datos de estos eventos y las medidas para corregirlo. En ese sentido, GeoVictoria te entrega informes periódicos en relación a la asistencia de tu personal. Estos informes los puedes generar de forma mensual, semanal, e incluso diaria.
Además de ser un elemento necesario, el reporte de incidencias te proporciona una serie de ventajas para tu empresa y su desempeño.
Si quieres saber más sobre este u otros aspectos relacionados con el ámbito de los Recursos Humanos o empresa, no dejes de visitar nuestro blog.