A raíz del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, ahora se obliga a cumplir el registro laboral de la jornada laboral en España. Para ello, se modificó el Estatuto de los Trabajadores (ET) para establecer la obligación de registrar el inicio y fin de la jornada laboral. De esta forma, el empleador tiene la obligación de realizar el registro de jornada para que trabajadores no superen sus límites de horarios establecidos.

Ante todo, también fue hecha para contabilizar las horas extraordinarias que no eran pagadas. En esa línea, esta ley no discrimina por tipo de trabajo, horario ni sector del empleo: todos están obligados a fichar asistencia. Si incumple la ley, se impondrán multas de entre 626 y 6.250 €.

De acuerdo con el instructivo del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social (Mitramiss), da cuenta que se puede usar cualquier método. Así, la Guía de Registro de Jornada laboral de España afirma que:

“[…] será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”.

En este escenario tan amplio, donde se permite elegir sistemas manuales, análogos o digitales. ¿Cómo determinar el mejor mecanismo para el fichaje de la jornada laboral en España? ¡Revísemos algunos métodos!

Planillas de fichaje de asistencia

La opción más sencilla es hacer el fichaje obligatorio manualmente. Existen planillas Excel que pueden facilitar el trabajo. Esta opción no tiene más costo, salvo el tiempo dedicado al trabajo. Puede ser la opción para locales pequeños de no más de 5 personas, donde el empleador tenga el control de las operaciones.

No obstante, a pesar de fichar a pocas personas, puede tener el riesgo de irregularidades en el control de presencia. Entre ellas, error de tipeo en los nombres, los horarios de entrada o salida, los archivos Excel por guardar. También se puede incurrir en pérdida de informaciones, que no se logre vincular el fichaje con los sueldos y otros problemas.

Tarjetas reloj control en el fichaje laboral

Las tarjetas reloj control eran clásicas en los 90 y principios de los 2000 para el control de presencia. Estos imprimen de forma automática la hora en una tarjeta de cartón. El clásico reloj control se inventó en la segunda mitad del siglo XIX en la industrialización.

Según Wikipedia, los relojes control de fichar actuales, “registran los datos de forma electrónica por medio de un teclado en un kiosko interactivo o de una tarjeta inteligente”. Algunos ejemplos pueden ser el reloj de fichar eléctrico sobre tarjeta de cartón, con un reloj análogo para el control de presencia.

Este método presenta muchas desventajas para el registro de la jornada laboral en España. Para Área RH, algunos problemas pueden ser que los empleados olviden las tarjetas o que unos empleados fichen por otros. Además, afirman que el “sistema de tarjetas hay que adquirir estas y se pueden perder necesitándose su reposición”.

Registros biométricos para la jornada laboral en España

En la actualidad existen métodos de control 100% biométricos. Esta consiste en utilizar cualesquiera de los atributos identificables del ser humano. Pueden ser desde la voz, la huella digital, la cara, el iris de los ojos entre otros. De todos los sistemas, este es el más infalible ya que no permite adulteración de datos. ´

Además, cuando los datos están vinculados a un software de asistencia, hace más sencillo el fichaje. Así, recursos humanos tendrá reportes e informes de la presencia de trabajadores.

Algunos de los registros biométricos más usados son:

  • Reloj Control biométrico: Registro de jornada laboral por medio de una huella dactilar, en una máquina reloj control. El aparato imprime un ticket de respaldo para el trabajador. Este sistema es ideal en lugares con gran cantidad de trabajadores o en aquellos donde se necesita de un equipo autónomo.
  • Box Facial: Método de identificación y control basado en el análisis de la morfología de la cara de una persona.
  • Huelleros USB: Ideal para locales pequeños y de baja inversión. Solo se requiere de un lector de huellas y un computador con conexión a internet.

La mayoría de estos han sido de las más populares, teniendo como base la biométrica. Esto debido a identificación fiable, siendo seguro ante pérdidas o robos de información. En especial aquellos donde se puede subir la información a un cloud.

Para el caso específico de la huella dactilar, posee los mismos atributos. No obstante, si las persones no tienen las huelles dactilares desarrolladas, puede representar un problema. Para este percance, existen métodos más sencillos y fácil de implementar, como es el caso del teléfono fijo.

Aplicaciones por teléfono y geolocalización

Otro de los desarrollos biométricos más utilizado es el registro de jornada laboral por llamada telefónica. Esta consiste en la identificación del trabajador por dispositivos que captan y analizan las ondas de sonido de la voz. Este tipo de sistema de fichaje podrá realizarse sólo desde teléfonos autorizados en la empresa, sea fijos o móviles. Este será analizado posteriormente por nuestro software biométrico, alertando en caso de fraude.

El último de los sistemas que comentaremos es la Aplicación de teléfono móvil. Actualmente existen un sin número de apps que permiten hacer el control de presencia de personal. No obstante, aquellas que cumplen con los estándares actuales, debe contar con:

  • Envío de reportes (fotos, texto y audio).
  • Información en tiempo real.
  • Que sea disponible para Iphone y Android.
  • Que pueda incluir biometría facial.
  • Puede incluir geolocalización. Siempre y cuando se respete los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores. Vale decir, la Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Cualquiera de los sistemas usados, siempre debe ser apto a las necesidades de los trabajadores y de los trabajadores. Tal como indica la ley, solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario, establecer un sistema propio. Este debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores.