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Control de asistencia: ¿Qué es y para qué sirve?

Conoce los beneficios que obtienen empleados y empleadores al tener un control de asistencia en las compañías.

 

El control de asistencia es un proceso administrativo que sirve para monitorear de manera automática el ingreso y salida de los colaboradores en una empresa. De esta manera, se mide el comportamiento de asistencia a nivel general e individual, en ciertos periodos de tiempo.

En México, este control se realiza ya sea en formato físico o digital mediante un soporte que contenga las horas de trabajo realizadas por el personal.

ilustración de mujer trabajando en su laptop mientras hay un calendario y un reloj grandes que simbolizan el control de asistencia.
Las jornadas laborales deben ser supervisadas correctamente.

¿Cómo llevar un registro de asistencia?

En México el control de asistencia de los empleados es una función del área de Recursos Humanos. Es de resaltar que cada compañía es libre de elegir el mejor método, de acuerdo a sus necesidades.

No obstante, para autenticar la asistencia de cada empleado, las empresas han optado por distintos tipos de tecnología, dependiendo del grado de seguridad que se requiera.

Asimismo, la elección de un sistema se ve influido por la cantidad de personas de la organización. De esta forma, si el flujo de gente es alto, entonces se necesita un sistema que no ralentice la entrada de los trabajadores.

Otro factor es el tipo de información que se necesita obtener con este registro. En ese sentido, algunos métodos pueden entregar datos detallados, incluyendo estadísticas.

Sistemas más comunes

Existen métodos manuales y digitales para el control de asistencia. Cada uno tiene su propio funcionamiento y se adopta según la realidad de la empresa.

  • Libros de registro. Esta es la manera más tradicional de realizarlo, se diligencia a mano. Es recomendable para microempresas con un personal no mayor a 10 empleados, ya que de lo contrario conlleva mayores gastos de gestión.
  • Hojas de cálculo. Aunque esta es una manera digital de realizar un control de asistencia, no deja de ser manual, errando una buena gestión del tiempo.
  • Huella digital. Esta es una manera fácil de acceder, ya que el empleado podrá registrar su huella de manera precisa.
  • Password o clave. A cada empleado se le asigna una contraseña que deberá ingresar a un dispositivo para que se registre su control de entrada y salida.
  • Tarjeta inteligente: Estas tarjetas contienen micro chips que al ponerlos sobre un dispositivo se tendrá acceso hacia el espacio requerido.
  • Código de barras. Similar a la tarjeta inteligente, se pone el elemento que contiene el código de barras sobre el dispositivo para así quedar registrado.
  • Apps. Por medio de aplicaciones en teléfonos inteligentes se podrá registrar la hora de entrada y salida.

Control de asistencia de GeoVictoria

Cada control de asistencia de GeoVictoria almacena los datos en una nube virtual que funciona en tiempo real. Esto permite descargar una variedad de reportes al instante que te ayudarán a tomar decisiones y realizar el pago preciso de las horas trabajadas por tus empleados.

Reloj Checador

GeoVictoria Box es uno de los métodos más tradicionales para el control de asistencia. Este reloj checador se instala en la empresa y posee un lector de huellas digitales. Pero eso no es todo, ya que también contiene un sistema de reconocimiento facial.

ilustración de una huella dactilar en medio de un paisaje azulado, una alternativa de control de asistencia.
El reloj checador es muy común en las empresas.

GeoVictoria USB

Al igual que el reloj checador, este método posee un lector de huellas dactilares, con la diferencia de que se conecta vía USB. Tiene como principales ventajas su fácil implementación y bajo costo.

GeoVictoria APP

Como vimos, el uso de aplicaciones móviles también sirve para el control de asistencia. Tal es el caso de GeoVictoria App, la cual registra a los trabajadores mediante una fotografía selfie.

GeoVictoria Call

Mediante una simple y rápida llamada telefónica, los trabajadores pueden marcar el inicio de su jornada laboral. Esto es posible gracias a un sistema biométrico que analiza las características únicas de la voz de la persona.

GeoVictoria Web

El registro de asistencia también puede implementarse para el teletrabajo. Para ello, GeoVictoria ofrece un sistema de marcaje web mediante una plataforma simple e intuitiva.

Control de asistencia y el rol de la tecnología

Pantalla de ordenador con códigos HTML.
Las compañías se apoyan de las tecnologías para diversas tareas.

Para facilitar la gestión del tiempo, las compañías se apoyan de las tecnologías de la información para monitorear de manera precisa. En México, este sistema es muy utilizado en las compañías para monitorear su productividad e identificar si se cumplirá con los objetivos planeados.

Entre las facilidades que proporciona un sistema tecnológica para esta tarea, está la aplicación de filtros que permitan hacer un análisis profundo. Así, se pueden definir ejes por departamento, proyectos, cliente, tarea, entre otras. De igual manera, se puede especificar el tiempo en minutos, horas, días; así como elegir la periodicidad de seguimiento de manera semanal, mensual, anual, etc.

Además, sirve para controlar el tiempo extra, los días de vacaciones, ausencia de los empleados, cambio de horario, entre otras incidencias.

Beneficios del control de asistencia

Al emplear un control de asistencia es importante socializar con los trabajadores este nuevo sistema para su correcta aplicación. En un principio estos pueden sentirse controlados, sin embargo, esta medida tiene ciertos beneficios tanto para la empresa como para el trabajador. Algunos de ellos son:

  • Monitorear las horas extras para después ser pagadas a los empleados.
  • Calcular la nómina de los colaboradores, con relación a los horarios de trabajo.
  • Ahorrar costos en la contratación de un personal que se encargue de la asistencia.
  • Comprobar la puntualidad de los empleados al llegar a su puesto de trabajo.
  • Reducir el absentismo laboral.
  • Prevenir riesgos laborales, garantizando un descanso justo entre jornadas y turnos laborales.

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