Automatización de procesos: Mitos y verdades

La automatización de procesos es clave para la transformación digital. Su implementación conlleva diversos desafíos para una empresa, pero también contempla una serie de beneficios. Más allá de las reticencias, lo cierto es que la automatización es un fenómeno que llegó para quedarse y al que todas las organizaciones deberían considerar.

En específico, la automatización de procesos es una forma de reemplazar actividades manuales que son repetitivas por la acción de un robot. Este robot puede ser un software que se encarga de distintas tareas que antes eran ejecutadas por personas. 

¿Qué tipos de tareas pueden realizarse con la automatización de procesos?

La comunicación entre distintos sistemas y la recopilación de datos son las principales áreas en las que puede actuar la automatización de procesos. Dentro de estos ámbitos podemos apuntar un listado de tareas:

-Abrir email y documentos.

-Registro en sitio web y aplicaciones.

-Trasladar documentos y carpetas.

-Copiar y pegar información.

- Llenar formatos.

-Realizar lectura y escritura de bases de datos.

-Desechar información y datos desde la web.

-Realizar cálculos avanzados.

-Extraer información estructurada de documentos.

-Recolectar información de redes sociales.

-Dar seguimiento a reglas y decisiones.

¿Qué no es la automatización de procesos?

Desde siempre han existido mitos sobre la intervención de la robótica en la vida laboral y cotidiana. Por lo general, estos mitos no tienen una explicación concreta y provienen del ámbito de la ficción y la cultura popular. Algunos de estos ejemplos que se deben descartar son:

Eliminación de los puestos de trabajo

Si bien, la automatización de procesos se relaciona con la reducción de costos en algunas tareas, lo cierto es que nunca reemplazará al trabajo humano. Por ejemplo, los softwares pueden entregar información relevante para la empresa, pero eso no significa que sean los portadores de las decisiones. Para ello, se necesita contar con habilidades como el pensamiento crítico, la creatividad y la empatía. 

Los robots de automatización de procesos son como los de las películas

Definitivamente no. Aunque no se descarte en un futuro, lo cierto es que los robots de la automatización de procesos no tienen una forma humanoide. Es más, estos softwares tienen la característica de trabajar en forma “invisible” ante el ojo humano. Un ejemplo de ello es el trabajo de conexión con múltiples bases de datos.

No existe la supervisión

Otra de las falsas creencias es que los procesos de automatización tienen total independencia de la fiscalización humana. En ese sentido, la elaboración de un plan de contingencia manual que resuelva cualquier falla del proceso sigue siendo necesaria.

Solo las grandes empresas pueden automatizar procesos

Actualmente, existen varias alternativas de automatización que se ajustan a las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Esto no significa necesariamente incurrir en grandes costos. Más bien se trata de adecuar el presupuesto para que este tema no quede fuera del funcionamiento del negocio.

Por otra parte, existen sistemas de automatización que son de código abierto y de dominio público.

Beneficios de la automatización de procesos

A pesar de los resultados demostrados por la automatización de procesos, aún existen muchas dudas. Sin embargo, la implementación de este tipo de tecnología se traduce en grandes beneficios para las empresas.

Reducción de los ciclos de producción

La aplicación de sistemas informáticos en producción agiliza los mismos ciclos y fases y mejora la carga de trabajo del equipo. Asimismo, redistribuye funciones e incluso exime a sus miembros de alguna de ellas, especialmente las que necesitan más trabajo.

Seguimiento y control de resultados en tiempo real

Con los sistemas de automatización de procesos se pueden tomar decisiones sin esperar al final de un ciclo o tarea. Esto se puede hacer en detalle y al mismo tiempo que se ejecuta dicha tarea.

Sistema de información común

Cuando una empresa opta por automatizar procesos, lo más normal es que todos sus equipos y  dependencias estén conectados entre sí. De esta manera podrán acceder y compartir un mismo sistema de información. Esta base de datos dará paso a diversas tomas de decisiones de carácter estratégico. A esto último se le conoce con el nombre de Business Intelligence. Conoce más sobre las opciones que ofrece GeoVictoria enfocadas en BI.

Identificación de los puntos de improductividad

Hasta hace poco, las empresas solo podían identificar áreas de menor productividad cuando el proceso estaba completo o cuando la falla era demasiado obvia. La  automatización de procesos permite obtener esta información en tiempo real, además de mostrar dónde se encuentran estos fallos.

Estandarización de los indicadores de rendimiento

La automatización permite utilizar la misma métrica de evaluación para múltiples tareas. De esta manera se evita tener que definir una nueva métrica para cada una de estas acciones.