Aprenda a calcular folha de ponto e otimizar o horário dos funcionários

Saber calcular folha de ponto dos funcionários é uma tarefa comum na rotina do RH de uma empresa, isso porque no documento estão presentes informações importantes sobre a jornada de trabalho.

Não importa a quantidade de empregados que uma companhia possui, o fechamento da folha de ponto é imprescindível para contabilizar o salário no final do mês, incluindo ou descontando seus benefícios.

No entanto, a folha de ponto manual tem dado cada vez mais espaço para a folha de ponto online, que desfruta de mais facilidades e praticidades, como a integração de dados em sistemas informatizados e, consequentemente, a otimização do processo.

Mas, independentemente do tipo de modelo de gerenciamento de informações, o importante é entender como calcular a folha de ponto, o que mostraremos ao longo deste artigo. Acompanhe a gente e boa leitura!

O que é folha de ponto?

A folha de ponto, também conhecida como livro de ponto, é o local em que consta todos os registros de horários de um colaborador para que sejam efetuados o cálculo do fechamento da folha de pagamento.

Sendo assim, ao contrário da visão minimalista de que a folha de ponto dos funcionários serve apenas para contabilizar a entrada e a saída, o documento serve para avaliar os atrasados, faltas injustificadas, horas extras e até como benefício para contabilizar as férias.

O que diz a CLT sobre a folha de ponto dos funcionários?

O registro da jornada de trabalho dos colaboradores é obrigado por lei. De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todo o estabelecimento com 20 funcionários ou mais devem ter um controle de ponto, como diz o Art. 47 do Decreto Lei nº 5452/43:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

Preenchimento da folha de ponto 

Diante da obrigatoriedade exigida por lei, a folha de ponto assegura o acordo entre a empresa e o colaborador a fim de evitar processos trabalhistas. Isso significa que, se a empresa não possuir controle sobre a folha de ponto, o funcionário pode recorrer à justiça alegando fraude ou inconsistência.

Vale frisar que a folha de ponto deve ser preenchida pelo colaborador e assinada pelo mesmo no final do mês a fim de que sua jornada seja computada pelo Recursos Humanos. 

Como a folha de ponto é um documento jurídico, ele deve ser guardado pela empresa, com a ressalva de que o funcionário teve em mãos e concordou com os horários registrados.

Atraso do colaborador

Durante o tempo em que um empregado se encontra na empresa, é possível que haja um momento de atraso, e isso é tolerável a partir de algumas normas estabelecidas pela Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho.

Ou seja, o TST prevê que a companhia deve suportar 5 minutos de atraso do colaborador para registrar seu ponto. Outro ponto é que só deve ocorrer um desconto na remuneração neste caso ou em horas extras se ultrapassado 10 minutos para menos ou mais.

Em outras palavras, uma folha de ponto é fundamental para manter o controle dos horários de qualquer profissional que faz parte da organização.

Como deve ser uma folha de ponto?

Como vimos, a folha de ponto é um documento estritamente importante para o bom funcionamento de uma empresa. Passam-se anos e a tecnologia mostra novos formatos para que as organizações os utilizem de acordo com as próprias necessidades.

Conheça agora os principais modelos de folha de ponto no mercado para que o processo de registro seja efetuado de maneira disciplinada.

Folha de ponto manual

A folha de ponto manual ou o cartão de ponto manual consiste na marcação da assinatura do empregado em livros de pontos, um dos métodos mais antigos de monitoramento da jornada de trabalho.

Comparado a outros modelos de registro, este é o mais próximo de apresentar fraudes ou inconsistências. No entanto, ainda é um método muito utilizado. Em repartições públicas descentralizadas e com estruturas antigas ainda permanecem com esse sistema para a entrada ou saída dos empregados.

Também é muito comum em postos de saúde, em que o funcionário assina um livro na unidade em exercício, mas o material segue para conferência para outro departamento da Prefeitura ou da Secretaria Estadual. Segue o mesmo recurso em escolas municipais e estaduais em que a estrutura é inferior a outras unidades.

Contudo, essa opção ainda é um atraso para o setor responsável, que necessita de horas para analisar todas as informações arquivadas na folha de ponto.

Folha de ponto mecânica

A folha de ponto mecânica é contabilizada a partir do relógio de ponto cartográfico. Neste caso, o funcionário insere o cartão no relógio próximo à entrada da empresa.

Esse método também apresenta mais segurança em relação à folha de ponto porque o relógio de ponto faz as marcações, embora seja necessário que o RH verifique se o funcionário bateu o ponto corretamente, ou se outra pessoa usou o cartão em seu lugar.

Sob o mesmo ponto de vista, segue como um mecanismo demorado para a contagem no final do mês, pois o setor responsável irá transferir manualmente as informações do cartão de ponto.

Planilha de folha de ponto

A planilha de folha de ponto é um modelo bastante utilizado porque preserva o controle do registro de ponto. Com ela, os cálculos da jornada de trabalho dos funcionários são feitos automaticamente, pois possui fórmulas prontas, o que otimiza a contagem de cada funcionário da empresa.

Folha de ponto digital

O ponto digital é o sistema alternativo mais seguro para o controle da jornada dos colaboradores, pois o registro é feito por meio de uma plataforma totalmente digitalizada.

Desse modo, os empregados podem realizar a marcação de ponto de qualquer lugar com o uso de celulares, tablets, notebooks ou computadores.

E o melhor, automaticamente os dados de marcação, seja na entrada, saída ou intervalo, são armazenados digitalmente, o que proporciona mais agilidade para o RH na hora de fechar o balanço, como para os líderes pensarem em estratégias para melhorar o ambiente profissional.

Como calcular a folha de ponto?

Em primeiro lugar, o modelo de folha de ponto ideal é aquele que pode ser produzido a partir de um sistema de gestão de ponto online, que, além de ser mais rápida a absorção das informações, reduz as falhas e é mais seguro e completo.

Embora recomendamos este modelo, vamos mostrar para você como calcular folha de ponto de forma manual, caso a sua empresa utilize outros formatos de controle, como citamos acima.

Cálculo de ponto manual

Para o cálculo do cartão de ponto manual deve-se considerar os seguintes aspectos:

  • data;
  • jornada;
  • horário de entrada;
  • intervalo;
  • horário de saída.

Também é importante considerar:

  • faltas justificadas e não-justificadas;
  • dívidas de horas trabalhadas.

Sendo assim, um método para realizar o cálculo é dividir a jornada em dois períodos. Supomos que o funcionário de uma loja trabalha pela manhã de 7h às 12h, e depois do almoço, de 13h às 16h30;

Manhã: 7h – 12h = 5h

Tarde: 13h – 16h30 = 3h30

Então, o gestor deve somar o saldo de horas por dia, contabilizando todo o período mensal. Neste caso, por exemplo, o funcionário completou o dia com 8h30 de trabalho, ok?

Após o fechamento do saldo, pode-se chegar a conclusão do saldo de horas extras ou banco de horas. Nesse cenário, percebemos que o funcionário possui 30 minutos de banco de horas ou de hora extra a receber, considerando o cumprimento de 40 horas semanais e sem atrasos ao longo do mês.

Como calcular hora extra na folha de ponto?

O cálculo das horas extras se baseia no saldo de horas ultrapassadas de trabalho durante o mês, mas há um limite de horas excedidas. Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), um funcionário não pode realizar mais de 10 horas de trabalho por dia, isto é, só é permitido 2 horas extras em um dia exercido.

Tratando-se da equação, é necessário incluir o número de horas trabalhadas ao dia e a quantidade de horas extras.

Sendo assim, imaginamos um colaborador que fez 2 horas a mais durante 15 dias para finalizar um projeto para a empresa. Na hora de realizar o cálculo, a gestão deverá contabilizar 30 horas extras.

Neste caso, a empresa deve saber o valor da hora trabalhada do funcionário, considerando 50% de acréscimo do valor da hora normal.

Vale frisar que durante os finais de semana e feriados, a hora extra é paga com 100% de acréscimo da hora normal.

Como escolher o modelo de folha de ponto apropriado?

Existem diferentes modelos de folhas de ponto: manual, digital, mecânico, ou seja, diversos tipos. Mas a primeira dica para escolher o melhor é pensar naquele que traz mais praticidade na hora de calcular a folha de ponto dos colaboradores.

Afinal, cálculo exato é aquele que contém todas as informações corretas, ou seja, sem alterações visíveis. Por isso, se você costuma usar modelos mais antigos, pense em migrar para um método mais seguro, isso porque esses sistemas defasados são passíveis de rasuras, de alterações e de erros de cálculo.

Portanto, enumere algumas questões antes de fazer a contratação de um com os seguintes questionamentos:

  • o sistema segue as normas do MTE para soluções alternativas?;
  • os planos disponíveis pela empresa cabem no orçamento?;
  • é bom o serviço de atendimento ao cliente e suporte?;
  • a solução de controle de ponto digital conta com diferentes formas de identificação dos trabalhadores?;
  • o sistema conta com geolocalização para o uso de equipes externas?;
  • a tecnologia é compatível com quais sistemas operacionais?;
  • a solução de controle de ponto permite integração com outros softwares em uso pela sua empresa?;
  • os relatórios disponíveis pela empresa são automatizados?;
  • existe algum plano de fidelidade e de desconto?.

Logo, as perguntas acima podem orientá-lo a tomar a melhor decisão. Use-as e acrescente outras se preferir.

Como calcular a folha de ponto online?

A folha de ponto manual é mais trabalhosa do que você deseja, embora muitas empresas ainda a prefiram. Entre os vários problemas, além da falta de segurança, a folha manual é mais trabalhosa de preencher, pois tem que ser individual. Imagine então uma empresa com centenas de funcionários?

Por essas e outras razões que a folha de ponto online é a mais ideal. Em primeiro lugar, ela é disponível por meio de relógio de ponto ou por dispositivos móveis com o uso de um aplicativo de ponto online.

O relógio permite a marcação por biometria, seja impressão digital, ocular ou por voz. Já os aplicativos como o da GeoVictoria possibilitam que o trabalhador realize as marcações de onde preferir.

Uma vez que os dispositivos móveis são conectados à internet, o RH ou o gestor consegue visualizar com mais agilidade as informações, pois o sistema faz a transmissão dos dados para o mesmo sistema de controle de ponto integrado ao relógio alocado na sua empresa.

Isto é, você fica livre dos cálculos intermináveis e ganha tempo para executar outras atividades. Pense nisso!

Como a Geovictoria ajuda a calcular a folha de ponto?

A GeoVictoria traz os melhores recursos para a sua empresa calcular as horas dos funcionários e ter um fechamento de mês sem estresse. Isso porque a empresa é expert em:

  • proteção dos dados;
  • ágil no fechamento da folha de pagamento;
  • eficiente para o setor de RH e DP.

Tenha em mãos um sistema que lhe dê mais condições de gerenciar pessoas, como recurso para utilizar a folha de ponto online, e trazer resultados benéficos em curto ou médio prazo. 

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