El cierre de año es una época clave para las empresas y los empleados. Mientras muchos trabajadores comienzan a programar su descanso, los equipos de Recursos Humanos y Nómina deben coordinar solicitudes, permisos y reemplazos para mantener la operación fluida. En este contexto, conocer las normas que regulan las vacaciones en Colombia y anticipar la planeación evita contratiempos, ausencias desordenadas y errores en los pagos.
Comprender cómo se realiza el cálculo vacaciones y promover una organización clara entre empleados y empleadores permite cerrar el año con equilibrio entre productividad y bienestar. Planificar con tiempo, aplicar correctamente la ley y garantizar el disfrute de los días acumulados son pasos esenciales para asegurar un fin de año laboral sin estrés ni reprocesos.
En este artículo exploramos cómo las empresas pueden abordar los desafíos de la salud mental en el trabajo, identificar los factores que la afectan y fortalecer una cultura organizacional basada en la empatía, el equilibrio y la sostenibilidad humana para mejorar la productividad laboral de sus equipos.
En Colombia, el derecho a las vacaciones laborales está regulado por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). De acuerdo con el artículo 186, todo trabajador que haya laborado un año completo tiene derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. Este tiempo busca garantizar el descanso físico y mental del empleado.
Derecho a vacaciones y disfrute:
El artículo 187 del CST establece que las vacaciones deben concederse a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que el trabajador las causó. Esto significa que el descanso no puede posponerse indefinidamente y debe programarse dentro de los plazos establecidos por la ley.
El Código Sustantivo del Trabajo prevé dos modalidades válidas para fijar el periodo vacacional:
| Por decisión del empleador | Por solicitud del trabajador |
| El empleador puede definir la fecha de las vacaciones con al menos 15 días de anticipación, según el Código Sustantivo del Trabajo. También puede optar por vacaciones colectivas, una modalidad frecuente en empresas que suspenden actividades en épocas como diciembre o Semana Santa, garantizando organización y equilibrio entre operación y descanso. | El trabajador también puede solicitar sus vacaciones en la fecha que desee, pero la aprobación dependerá de la disponibilidad operativa y de la coordinación con su empleador. Esta flexibilidad es útil especialmente en temporada de fin de año o cuando se planean viajes y compromisos familiares. |
Según el portal del Ministerio del Trabajo, cualquier acuerdo sobre la fecha de disfrute debe registrarse por escrito o en el sistema interno de la empresa para evitar confusiones o reclamos posteriores.
El artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo permite acumular las vacaciones hasta por dos periodos consecutivos, o más con autorización especial del Ministerio de Trabajo. También se pueden fraccionar si ambas partes están de acuerdo, por ejemplo, tomar una semana en diciembre y otra en junio.
Aunque los tres conceptos implican ausencias laborales, tienen finalidades distintas:
| 🏖️ Vacaciones | descanso anual remunerado después de un año de trabajo. |
| 👶 Licencias | ausencias justificadas para situaciones personales o familiares (maternidad, luto, calamidad doméstica, etc.), que pueden ser remuneradas o no. |
| ⏰ Permisos | ausencias breves autorizadas por el empleador para diligencias o compromisos personales. |
Diferenciarlas correctamente evita errores en la liquidación y en los reportes de nómina.
Registrar todas las solicitudes, aprobaciones y fechas efectivas de vacaciones es una práctica recomendada por el Ministerio del Trabajo para garantizar transparencia y trazabilidad.
Llevar este control permite:
Un registro digital o automatizado facilita la gestión y reduce errores humanos en el proceso de asignación y liquidación.
Según el Ministerio del Trabajo, el empleador debe notificar las vacaciones con mínimo 15 días de anticipación. Sin embargo, en época decembrina lo ideal es que la planeación inicie entre octubre y noviembre, para tener visibilidad de quién estará ausente y cuándo.
📅 Algunas recomendaciones prácticas:
Llevar los registros de vacaciones y permisos en hojas de cálculo o correos puede generar errores o duplicidades. Por eso, cada vez más empresas adoptan plataformas digitales de control de asistencia y gestión de ausencias, que permiten:
Estas soluciones evitan reprocesos y facilitan la trazabilidad en auditorías laborales.
Un ejemplo de esto son los módulos de vacaciones y permisos integrados en sistemas como GeoVictoria, que automatizan la solicitud, aprobación y registro de ausencias, brindando visibilidad tanto a empleados como a supervisores.
Un aspecto esencial es contar con una política interna de vacaciones y permisos que detalle:
El Ministerio del Trabajo recomienda que estas políticas estén documentadas y socializadas con todos los colaboradores, de modo que las decisiones sean transparentes y equitativas.
Durante diciembre y enero son comunes los permisos cortos para actividades familiares o trámites personales. RRHH debe evaluar estos casos de manera flexible, pero registrarlos adecuadamente para no afectar la programación general.
Sugerencias:
Una gestión eficiente de las vacaciones refleja una cultura organizacional saludable. Dar opciones, anticiparse a los picos de solicitudes y respetar los tiempos de descanso fortalece la confianza entre empresa y colaborador, mejorando la retención y la productividad.
El cálculo de vacaciones en Colombia es una de las tareas más importantes para el área de nómina, especialmente al cierre de año. Un cálculo incorrecto puede generar inconsistencias en los pagos, afectar el bienestar del trabajador y provocar sanciones laborales.
Por eso, conocer la fórmula exacta y las variables que intervienen es esencial para garantizar cumplimiento legal y transparencia.
El pago debe realizarse antes del inicio del periodo de descanso, garantizando que el trabajador tenga su dinero disponible mientras disfruta de sus vacaciones.
El valor de las vacaciones se calcula según el tipo de salario:
Es importante tener en cuenta que las vacaciones no constituyen una prestación social, sino un descanso remunerado obligatorio. Esto significa que durante esos días el empleado recibe su salario, pero no se generan aportes adicionales a seguridad social ni prestaciones.
Ejemplo de cálculo de vacaciones
Supongamos que un trabajador en Colombia tiene un salario fijo de COP $2.400.000 mensuales y ya completó un año de servicio. Bajo la normativa del Código Sustantivo del Trabajo (artículos 186 y 192) el cálculo sería así:
Por lo tanto, el trabajador debería recibir aproximadamente COP $1.200.000 como pago correspondiente a sus vacaciones de 15 días (sin que varíen sus ingresos).
Si el salario fuera variable (por ejemplo incluye comisiones o recargos frecuentes), entonces se calcularía con base en el promedio devengado en el año inmediatamente anterior.
El fin de año es la época con más solicitudes de descanso, y para las áreas de Recursos Humanos, puede convertirse en un reto manejar correos, planillas y aprobaciones manuales.
El módulo de Vacaciones de GeoVictoria automatiza este proceso, ayudando a las empresas a organizar, calcular y controlar las vacaciones de forma ágil y sin errores.
Olvídate de los cálculos manuales y las hojas de Excel.
GeoVictoria realiza el cálculo vacaciones automáticamente según la legislación colombiana y las políticas internas de cada empresa.
Cada colaborador puede visualizar sus días disponibles, acumulados o pendientes, mientras el área de RRHH mantiene el control en tiempo real y evita pagos innecesarios o duplicados.
Esta integración no solo mejora la experiencia de los colaboradores, sino que fortalece la confianza y la transparencia entre empleador y empleado, elementos esenciales para cuidar la salud mental en el entorno laboral moderno.
El módulo de vacaciones y permisos de GeoVictoria centraliza todas las solicitudes y aprobaciones en una sola plataforma.
Esto permite planificar las vacaciones en Colombia de manera ordenada, evitando cruces entre áreas, sobrecargas operativas o ausencias inesperadas.
Además, las jefaturas reciben alertas y notificaciones automáticas sobre las solicitudes pendientes o los días próximos a vencer.
Con reportes claros y actualizados, RRHH puede tomar decisiones basadas en datos reales: identificar patrones de ausencia, planificar mejor los turnos y optimizar los recursos según la operación.
Toda la información se integra con el módulo de asistencia, lo que garantiza coherencia entre las horas trabajadas y los días de descanso.
GeoVictoria convierte la gestión de vacaciones en un proceso eficiente, digital y sin fricción, ayudando a las empresas colombianas a cerrar el año con orden, bienestar y productividad.
Organizar las vacaciones en Colombia es esencial para cerrar y comenzar el nuevo año con equilibrio entre productividad y bienestar. Aplicar correctamente el cálculo vacaciones, planificar con anticipación y cumplir la normativa laboral evita errores de nómina, reprocesos y sobrecargas en Recursos Humanos. Además, promueve una cultura de descanso responsable que beneficia tanto a la empresa como a sus colaboradores.
El módulo de Vacaciones de GeoVictoria permite hacerlo de forma simple, digital y sin fricción. Al automatizar los cálculos, solicitudes y aprobaciones, las empresas ganan control, precisión y tiempo. Así, pueden cerrar el año con orden y comenzar el siguiente con equipos renovados, comprometidos y enfocados en nuevos desafíos.