Esta nota explica por qué las empresas aún no usan tecnologías en la gestión de personal, y cómo ello cambió en pandemia.
Tabla de Contenidos
La pandemia a causa del Covid-19 ha producido un sinnúmero de cambios, entre ellos en la gestión de personal. De hecho, la flexibilidad llegó para quedarse en muchas áreas, como en Recursos Humanos y Operaciones. En cada empresa y sector, las actividades laborales se han realizado en otras modalidades, como el teletrabajo.
No obstante, otro es el caso al referirnos de las actividades presenciales. En todas aquellas tareas que son indispensables de realizar, también se nos abre un nuevo flanco al adecuar cualquier trabajo. ¿Cómo gestionar el personal en mi negocio según una serie de variables?, ¿Cómo manejar el nivel de ausentismo propio de una pandemia?
Para esas inquietudes, la tecnología es el alivio y la respuesta. La transformación digital avanzó a pasos agigantados. Todo esto, a causa del Covid-19. Según un artículo del El Economista, “de los 8 años que las empresas tardaban en modernizar sus tareas, ahora demoraron tan solo 8 meses”. Sin embargo, ¿las áreas de recursos humanos y operaciones en las compañías, van en esa línea?
Ante la necesidad de superar los desafíos actuales y ahorrar tiempo en tareas operativas gracias a la tecnología, son cada vez más las empresas que incorporan alguna forma de “transformación digital” en sus procesos.
El “Estudio sobre Transformación Digital Empresarial en Latinoamérica” elaborado por Interlat Digital Enterprise Intelligence, la Pontificia Universidad Javeriana de Colombia y Circular RH se refiere a ello. La encuesta consultó a líderes en diferentes áreas de las empresas latinoamericanas.
Entre algunos resultados, se destaca que el 79% de esas organizaciones “ha incorporado en su mirada presente y futuro las temáticas de Transformación Digital”. En esa línea, el 72% de los encuestados considera que “lo digital” es un componente clave y se tiene en cuenta en “la gestión de objetivos individuales y grupales”.
No obstante, estas intenciones no se condicen exactamente en la práctica. La destacada consultora KPMG realizó la encuesta anual de Impulso de Recursos Humanos 2021. Esta fue realizada en el tercer trimestre de 2020 a 1.288 altos ejecutivos en RR.HH. de 59 países.
En dicho estudio, solo el 8% de los líderes de recursos humanos consideró importante “la implementación de tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización de procesos robóticos durante los próximos 12 a 24 meses”. E incluso, apenas el 15% de los profesionales de RR.HH. indicó que aplicar análisis y datos para ofrecer información predictiva es una capacidad superior.
Si las intenciones de la mayoría de las empresas es sumarse a procesos de transformación digital, ¿por qué no se atrevieron a probar tecnologías para la gestión de personal en pandemia? A continuación, te presentaremos algunas observaciones de expertos de Shift y GeoVictoria, especialistas en la optimización y control de procesos de la fuerza laboral.
En relación a ello, Olivier Laport, Gerente de Negocios de Shift considera que hay un desconocimiento general del potencial de la gestión eficiente de personas. “En principio, las empresas no son conscientes de las problemáticas que podrían resolver con estas soluciones y su eficacia. Por otro lado, algunos piensan que la administración de la fuerza laboral significa el pago de nómina. Otros consideran que se trata de capacitación”, indicó el ejecutivo.
Además, las empresas podrían tener un prejuicio generalizado debido a experiencias negativas con otros proveedores de software. “La falta de capacidad técnica de otros consultores ha creado desconfianza sobre la eficacia de estas herramientas”, apuntó Laport.
En esa línea, Diego López, Gerente de Postventa de GeoVictoria, afirma que la implementación y el tiempo es una barrera de entrada para las áreas de RR.HH y Operaciones. “El problema es que las empresas no tienen tiempo para probar diversas soluciones tecnológicas. Por tanto, no es miedo lo que provoca que las empresas desistan en su uso. Ellas lo necesitan. Siempre dicen ‘hay que probar esto’, ‘hay que testearlo’, pero allí nace la pregunta, ¿Quién lo va hacer?”, cuestionó López.
En ese sentido, Olivier Laport considera que la visión estratégica de un líder es clave para superar este obstáculo. “Cuando la empresa va bien económicamente y se encuentra en una zona de confort a nivel operativo, un liderazgo con visión de largo plazo y ambición por detectar otras oportunidades, es fundamental para escalar a otros desafíos”, afirmó.
Para hacer frente a estos retos, las soluciones de eficiencia de Shift y GeoVictoria son complementarias entre sí. Ambas permiten a los negocios optimizar la productividad y los costos operativos de tu fuerza laboral. De hecho, estas empresas facilitaron la gestión de personal en pandemia.
La propuesta de valor de Shift es integral y supera los límites de una plataforma tecnológica. Así se vio en toda la pandemia con el refuerzo del servicio consultivo, fundamental para acompañar a los negocios a los que asesora conforme ocurrían los cambios. De hecho, la recomendación principal de Shift recayó sobre el mix de contratos más eficiente en base al cambio de comportamiento de las empresas en los inicios del COVID-19. “Las jornadas de turnos de trabajo vigentes hasta entonces ya no eran compatibles con la nueva realidad. Para afrontar esta incertidumbre y evitar sobrecostos, debían realizarse ajustes entre los contratos part y full time. De esta manera, por ejemplo, pudimos evitar que sobraran manos el fin de semana y faltaran en días de la semana”, indicó Pablo Santa Inés, Subgerente de Implementación de Shift.
“Nuestra misión era ayudarlos a tomar las mejores decisiones dentro de este difícil contexto. Esto a su vez, implicaba reaccionar rápidamente ante estos cambios”, puntualizó Santa Inés. Conforme avanzaba la pandemia, el software de gestión de turnos del personal “se adaptó a la pandemia, según las variables propias de cada fase, para realizar cálculos más precisos que lograron mantener el estándar de servicio sin sobrecostos y minimizando la incertidumbre de la operación”.
“El software de turnos y nuestra experiencia consultiva en este punto ya nos permitía adelantarnos a los hechos. Es decir, reaccionar de forma proactiva y no reactiva”, aseveró el subgerente. En este artículo, encontrarás ejemplos tangibles de recomendaciones en este contexto de Covid-19 para el sector retail.
Desde GeoVictoria, la pandemia fue una oportunidad para reinventarse. El principal cambio fueron los métodos de marcaje de asistencia. A raíz del Covid-19, GeoVictoria incluyó la marcación por web y aplicación para quienes trabajan en casa. Por otra parte, para clientes cuyos trabajadores debían volver a labores presenciales, GeoVictoria ofrece el “SpeedFace”, un sistema de marcaje por lectura facial biométrica, con toma de temperatura y control de aforo del lugar. En el siguiente artículo puedes conocer más de este sistema.
“Hemos creado muchas herramientas de gestión, para saber, por ejemplo, cuánto tiempo está la persona en el trabajo, herramientas de workflow y permisos. Para que las personas soliciten al sistema horas extras, evitar marcas artificiales, permisos, ausentismos, pues antes todos estos procesos y trámites eran más verbales. Ahora lo haces con información en tiempo real”, aseveró Diego López.
Uno de los problemas que ha solucionado GeoVictoria en pandemia es el alza de las horas extras en las empresas. Antes era más fácil: se evitaba que las personas trabajaran de más ya que cerrabas la oficina. Ahora los empleadores deben “cortar” el trabajo en casa, pues allí se difumina el límite entre ocupaciones laborales y hogar. “Con GeoVictoria puedes conocer día a día las horas extras máximas, hacer el control y enterarse en ese mismo momento. Las empresas al tener este dato, las ayudamos al máximo”, afirmó el Gerente de Postventa.
Tanto Shift como GeoVictoria están en constante actualización y adaptándose a los cambios que exige esta nueva normalidad. “En esta contingencia, no hemos dejado a nuestros clientes solos, sino que más bien, reforzamos nuestro servicio de asesoría postventa para entender y atender las necesidades particulares de cada negocio en cada momento durante la pandemia”, destacó al respecto Pablo Santa Inés, subgerente de implementación de Shift.
En la actualidad, empresas como Shift y GeoVictoria tienen una serie de soluciones para optimizar procesos a partir del análisis de datos. La combinación de ambas soluciones tecnológicas potencia el ahorro. Con Shift tendrás un ahorro de hasta un 15% en costos de staff y un 8% de aumento promedio de la productividad laboral. En tanto, con GeoVictoria, las empresas ahorran hasta un 40% en pago de horas extras. En síntesis, más productividad gastando menos dinero.
Las multas por no tener registro de asistencia pueden ascender hasta las 60 UTM. En esta nota, te contamos las principales infracciones.
El teletrabajo en Latinoamérica tiene una regulación en cada país. Ello es importante, debido a las medidas de aislamiento por Covid-19.
Con el Sistema de Geovictoria podrás controlar la asistencia de personal en empresas del tipo outsourcing, más detalles en la siguiente nota.