Descubre cómo proteger los datos de tus empleados evitando los principales problemas de seguridad en el control de asistencia empresarial.
La seguridad en el control de asistencia no es un lujo ni un detalle menor: es una necesidad vital para las empresas que desean proteger los datos personales de sus colaboradores, asegurar la integridad de sus procesos internos y evitar vulnerabilidades que puedan afectar su funcionamiento o reputación. Con la creciente digitalización de los sistemas de gestión de personal, los problemas de seguridad en el control de asistencia han cobrado una relevancia crítica, especialmente cuando se trata del manejo de datos biométricos, horarios laborales, geolocalización y registros sensibles.
Las amenazas pueden ir desde accesos no autorizados, suplantaciones de identidad, manipulación de registros, hasta ataques cibernéticos dirigidos a vulnerar las bases de datos. Por ello, resulta indispensable conocer los principales problemas de seguridad en el control de asistencia, sus consecuencias y las estrategias eficaces para evitarlos.
Una de las fallas más frecuentes en los sistemas de asistencia es la mala gestión de accesos. Muchas empresas siguen utilizando contraseñas débiles, reutilizadas o incluso compartidas entre varios usuarios, lo que facilita el acceso no autorizado. Si el sistema no cuenta con autenticación múltiple o registros de accesos, resulta casi imposible detectar irregularidades.
En sistemas antiguos o no integrados, los registros de asistencia pueden ser modificados a mano, lo que abre la puerta a fraudes internos. Algunos empleados pueden alterar su hora de ingreso o salida, mientras que en otros casos los supervisores podrían validar registros falsos.
Aunque los sistemas biométricos ofrecen una gran ventaja en términos de identificación precisa, también presentan riesgos si no están correctamente configurados o protegidos. Algunos dispositivos pueden ser susceptibles a ataques de replicación, como el uso de huellas falsas o grabaciones de voz para sistemas de reconocimiento.
Los sistemas de control de asistencia almacenan información altamente sensible: nombres, horarios, rutinas, ubicaciones y datos biométricos. Sin medidas de cifrado adecuadas o una buena política de almacenamiento, esta información puede quedar expuesta ante ciberataques o fugas internas.
Con la adopción de sistemas en la nube, muchas empresas se benefician de accesibilidad y escalabilidad. Sin embargo, si estas conexiones no están cifradas o carecen de certificados de seguridad, pueden ser interceptadas por terceros maliciosos.
Los problemas de seguridad en el control de asistencia tienen implicaciones graves tanto legales como operativas. A continuación se explican las más relevantes:
Si los empleados perciben que sus datos no están protegidos o que el sistema es manipulable, se deteriora la confianza en la organización. Esto impacta negativamente en la cultura corporativa y puede influir en la rotación del personal.
Las leyes de protección de datos, como la Ley 1581 de 2012 en Colombia o la LGPD en Brasil, imponen fuertes sanciones a las empresas que no protegen adecuadamente los datos personales. Cualquier vulnerabilidad puede traducirse en multas significativas.
El registro incorrecto de asistencia puede generar pagos indebidos, reclamos por parte de empleados y sobrecostos administrativos. Si además se produce un ataque informático, los costos para recuperar la información o reparar los sistemas pueden ser altos.
Un sistema comprometido puede quedar inoperativo por horas o días. Esto interrumpe los procesos de planificación, liquidación de salarios y cumplimiento normativo.
La autenticación multifactor permite que el acceso al sistema no dependa exclusivamente de una contraseña. Se puede requerir una combinación de factores como huella digital, token de seguridad, códigos únicos enviados por correo o reconocimiento facial. Esto reduce drásticamente la posibilidad de accesos no autorizados.
Los datos biométricos, horarios de entrada y salida, y ubicaciones deben estar cifrados tanto en reposo como en tránsito. Esto significa que incluso si la información es interceptada, no podrá ser interpretada sin la clave correspondiente.
Es fundamental elegir proveedores de soluciones que cuenten con certificaciones como ISO 27001, SOC 2 o similares. Estas certificaciones garantizan que el software cumple con estándares internacionales de seguridad de la información.
Un sistema de control de asistencia seguro debe tener un historial completo de registros y modificaciones. Las auditorías periódicas permiten detectar inconsistencias, entradas duplicadas o patrones sospechosos que podrían indicar una vulnerabilidad.
No todos los usuarios deben tener los mismos permisos. Los sistemas modernos permiten definir roles específicos, de modo que solo los supervisores puedan modificar registros, mientras que los empleados solo pueden consultarlos. Cada acción debe quedar registrada con fecha y usuario.
Muchas vulnerabilidades surgen por desconocimiento. Es importante capacitar a todos los colaboradores sobre buenas prácticas de seguridad digital, uso correcto del sistema de asistencia y protocolos ante incidentes.
GeoVictoria ofrece un sistema de control de asistencia basado en la nube, que se distingue por su alto estándar de seguridad. Entre sus características están:
Además, GeoVictoria permite el registro remoto desde dispositivos móviles, con validaciones geográficas y biométricas que aseguran la autenticidad del marcaje, incluso en trabajos de campo o desde el hogar.
Simular ataques a los sistemas ayuda a detectar fallas antes de que sean explotadas. Estas pruebas deben ser realizadas por expertos externos y forman parte de una estrategia de seguridad proactiva.
Mantener el software actualizado garantiza que se incluyan los parches de seguridad necesarios para enfrentar nuevas amenazas. Esto aplica tanto a la plataforma principal como a los dispositivos de marcaje.
Un backup regular de los datos de asistencia, debidamente cifrado, garantiza la recuperación de información ante ataques o fallos técnicos.
Los problemas de seguridad en el control de asistencia no solo afectan la operación diaria de las empresas, sino que también pueden derivar en pérdidas financieras, sanciones legales y deterioro de la confianza organizacional. En un entorno cada vez más digital, proteger los sistemas de asistencia es proteger el corazón de la operación laboral.
Adoptar medidas como la autenticación multifactor, la encriptación de datos y la selección de proveedores con certificaciones robustas, es fundamental para garantizar una gestión segura, ágil y eficiente.
¿Quieres proteger los datos de tus colaboradores y optimizar tu sistema de asistencia? Descubre todo lo que GeoVictoria puede hacer por tu empresa.
Descubre cómo la Ley 1581 de 2012 impacta la gestión de asistencia y protege los datos personales de los empleados en Colombia. Cumple con la...
En Colombia, el capital humano es el principal recurso para el desarrollo del país. Esto es tarea de los gobiernos y las empresas.
Conoce los usos de un reloj control, qué tipos existen y cuáles son los beneficios de contar con uno en tu empresa.