Conozca cómo la nueva reforma laboral en Colombia impacta el control horario y cómo optimizar su gestión empresarial.
La reforma laboral en Colombia 2025 trae cambios significativos que afectan directamente la gestión de personal según las normas y leyes colombianas. Con la reducción progresiva de la jornada semanal a 42 horas, el recargo nocturno desde las 7:00 p.m., el incremento de pagos dominicales y festivos, y la prioridad de los contratos a término indefinido, los empleadores enfrentan un escenario que exige ajustes inmediatos.
En esta guía práctica explicamos qué debe hacer tu empresa para cumplir con la normativa, evitar sanciones y adaptar sus procesos de control horario y nómina.
Impulsada por la Ley 2101 y la Ley 2466 de 2025, la reforma laboral en Colombia obliga a replantear horarios, reorganizar turnos y apoyarse en un software de control horario para cumplir la reforma laboral. Solo así las compañías pueden garantizar cumplimiento normativo, prevenir sanciones y mantener la productividad.
La reforma laboral recientemente sancionada en Colombia introduce transformaciones que afectan directamente la forma en que las empresas deben planificar, registrar y auditar las jornadas de trabajo. Estos cambios no solo modifican la organización de turnos, sino que también incrementan la responsabilidad de los empleadores en la liquidación de horas extra, recargos y tiempos de descanso.
Desde la Ley 2101 de 2021, se estableció la disminución de la jornada laboral semanal de 48 a 42 horas, implementada de forma gradual hasta 2026. En 2025 la jornada máxima ya se encuentra en 44 horas semanales, y en 2026 se completará la transición a 42 horas.
Uno de los cambios más relevantes es el ajuste en el inicio de la jornada nocturna, que ahora comienza a las 7:00 p.m. (antes era desde las 9:00 p.m.).
La reforma laboral cambia la lógica del recargo dominical tradicional. A partir de ahora se habla de recargo en día de descanso, ya que el día de descanso obligatorio no necesariamente debe ser el domingo: este puede pactarse entre el empleador y el trabajador según las necesidades de la empresa.
En este sentido, la ley establece un incremento progresivo en el pago de estos recargos:
Esto implica que las áreas de RR.HH. y Nómina deben actualizar sus políticas y sistemas de control horario para aplicar correctamente estos porcentajes en cualquier día de descanso acordado.
La reforma refuerza la importancia de llevar un registro detallado y verificable de las horas extras trabajadas.
El uso de plataformas especializadas como GeoVictoria permite a las áreas de RR.HH., Nómina y TI automatizar la captura de asistencia, generar reportes confiables y asegurar que la compensación se calcule de manera justa y transparente.
| Concepto | Qué cambia | Vigencia / transición | Impacto para tu empresa |
|---|---|---|---|
| Jornada laboral | Reducción de 48 a 42 horas semanales. | Implementación progresiva hasta 2026. | Reorganización de turnos, redistribución de carga laboral, posible contratación adicional. |
| Recargo nocturno | Aplica desde las 7:00 p.m. (antes 9:00 p.m.). | Vigente. | Incremento en los costos de nómina; mayor necesidad de control preciso de asistencia. |
| Trabajo dominical y festivo | Recargos progresivos hasta el 100%. | Transición hasta 2027. | Mayor impacto en costos para empresas con operación continua; planificación de descansos más estricta. |
| Contratos laborales | Predominio de los contratos a término indefinido. Restricciones al uso de prestación de servicios para actividades permanentes. | Algunas medidas ya vigentes. | Riesgo legal si no se ajustan contratos; necesidad de revisar toda la contratación vigente. |
La ampliación del recargo nocturno y el mayor valor de los domingos/festivos generan un impacto directo en la nómina. Sin un sistema de control horario automatizado, es fácil cometer errores de cálculo que deriven en sanciones o demandas.
Con la reducción progresiva de la jornada a 42 horas semanales, las empresas deben reorganizar sus turnos y cargas laborales. No hacerlo puede significar pérdida de productividad o aumento excesivo de horas extras.
El uso indebido de contratos de prestación de servicios puede traer sanciones millonarias. Los empleadores deben migrar hacia contratos indefinidos en las posiciones que lo requieran, evitando riesgos de demandas laborales.
Revisar contratos vigentes
Haz un inventario de contratos temporales y de prestación de servicios. Si las funciones son permanentes, conviene transformarlos en contratos indefinidos para cumplir con la ley.
Implementar control horario confiable
Registrar entradas y salidas en tiempo real.
Calcular automáticamente recargos nocturnos y horas extra.
Integrar el sistema con nómina para minimizar errores.
Optimizar la planificación de turnos
Ajusta horarios considerando la reducción de la jornada y el inicio más temprano del horario nocturno. Esto te permitirá reducir horas extra y costos adicionales.
Capacitar al personal administrativo
Asegúrate de que gerentes, supervisores y responsables de RR.HH. entiendan los cambios normativos y sepan cómo aplicarlos en la práctica.
Evaluar el impacto financiero
Simula distintos escenarios de recargos, horas extra y contratación para proyectar el costo laboral real en 2025 y tomar decisiones preventivas.
Antes: trabajador de 6:00 p.m. a 10:00 p.m. → solo 1 hora nocturna (9-10 p.m.).
Ahora: el mismo turno incluye 3 horas nocturnas (7-10 p.m.).
El costo por turno se incrementa y debe estar reflejado en la nómina.
Antes: 48 horas distribuidas en 6 días de 8 horas.
Ahora: máximo 42 horas → turnos de 7 horas.
Si tu empresa opera 6 días, deberás contratar apoyo adicional o reorganizar tareas para cubrir la operación.
La reforma laboral en Colombia 2025 no solo modifica la normativa sobre jornadas y recargos, también transforma la manera en que las empresas deben gestionar el control horario empresarial. Adaptarse ya no es opcional: implica ajustes inmediatos en áreas como RR.HH., Nómina y TI, combinando tecnología, procesos y cultura organizacional para garantizar cumplimiento legal, eficiencia operativa y transparencia en la liquidación de horas extra.
Ajuste tecnológico: actualizar el software de asistencia para reflejar jornadas más cortas, recargos desde las 7 p.m. y garantizar trazabilidad en la liquidación de horas extra.
Políticas internas: revisar reglamentos y manuales, incorporando la figura del día de descanso pactado entre empleador y trabajador en lugar del recargo dominical.
Capacitación del personal: entrenar a supervisores y equipos de Nómina en los nuevos parámetros legales y socializar los cambios con todos los colaboradores.
Auditoría y reportes: implementar controles periódicos y generar reportes automáticos que respalden el cumplimiento frente a posibles inspecciones del Ministerio de Trabajo.
Planificación de turnos: usar herramientas inteligentes para diseñar horarios flexibles que respeten las 44 horas semanales y reduzcan sobrecostos por recargos y horas extras.
Actualización de sistemas: muchas compañías aún dependen de métodos manuales que no cumplen con los nuevos parámetros legales.
Gestión del cambio: comunicar y alinear a líderes y empleados frente a las nuevas disposiciones para evitar errores y resistencia.
Impacto presupuestal: la reducción de jornada y el nuevo recargo nocturno aumentan costos que deben gestionarse con eficiencia operativa.
Cumplimiento normativo: el registro preciso de entradas, salidas, descansos y horas extra es clave para evitar sanciones.
Sectores con horarios rotativos: industrias, comercio y servicios requieren una planificación más sofisticada para garantizar continuidad sin incumplir la ley.
Integración tecnológica: los nuevos sistemas deben conectarse de forma fluida con nómina y RR.HH. para evitar duplicidades o errores.
En síntesis, la reforma plantea un doble reto: adaptar la operación diaria y transformar la gestión del tiempo laboral. Las empresas que adopten tecnología moderna y procesos claros no solo cumplirán con la normativa, sino que también podrán optimizar recursos, fortalecer la confianza de sus equipos y posicionarse como empleadores responsables.
La reforma laboral en Colombia 2025 introduce nuevos retos en la gestión del tiempo de trabajo: reducción de la jornada a 42 horas, inicio del recargo nocturno a las 7:00 p.m., mayor control sobre horas extra y registro detallado de días de descanso. Para cumplir con estas disposiciones sin afectar la operación, las empresas necesitan herramientas que combinen precisión, trazabilidad y facilidad de uso.
Aquí es donde GeoVictoria se convierte en el mejor aliado:
Cálculo automático de recargos nocturnos: la plataforma aplica de forma inmediata el inicio de jornada nocturna a las 7:00 p.m., generando reportes confiables y evitando errores en la liquidación.
Registro exacto de horas extra: con sistemas automáticos y exportables, GeoVictoria facilita a RR.HH. y Nómina el pago correcto de horas adicionales, reduciendo riesgos legales.
Trazabilidad y respaldo documental: cada entrada, salida y permiso queda centralizado, garantizando evidencia lista para auditorías del Ministerio de Trabajo.
Simulación de turnos y jornadas: la herramienta permite diseñar escenarios que cumplen con la reducción progresiva de la jornada laboral, sin interrumpir la productividad.
Soporte avanzado para RR.HH. y Nómina: reportes BI, alertas inteligentes y dashboards centralizados simplifican la toma de decisiones y optimizan la gestión operativa.
Preparación frente a inspecciones laborales: al concentrar todos los registros y justificaciones en un solo lugar, GeoVictoria brinda respaldo sólido frente a cualquier revisión.
En resumen, GeoVictoria no solo ayuda a cumplir la normativa vigente, sino que también impulsa una gestión del tiempo más eficiente, transparente y alineada con el bienestar de los trabajadores.
La reforma laboral en Colombia marca un antes y un después en la gestión del tiempo de trabajo. Con la reducción progresiva de la jornada, la liquidación de horas extra y la redefinición de los recargos nocturnos y festivos, las empresas deben adaptarse rápidamente para cumplir con la normativa y evitar sanciones que pueden impactar de forma significativa su operación.
Este escenario representa también una oportunidad: modernizar los procesos de control horario, optimizar la planificación de turnos y garantizar mayor transparencia en los pagos. Un sistema como GeoVictoria permite automatizar registros, calcular recargos con precisión y contar con evidencia documental lista para auditorías, reduciendo la carga administrativa y fortaleciendo la confianza del equipo.
Hoy, más que nunca, las compañías necesitan pasar de la reacción a la anticipación. Adoptar herramientas tecnológicas no solo asegura el cumplimiento legal, sino que impulsa una gestión del talento más eficiente y enfocada en el bienestar de los colaboradores.
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