Software de nómina: En qué consiste y cómo beneficiar a mi empresa

Un software de nómina es una solución informática que optimiza la productividad de una empresa. Focalizada en el control de datos relacionados con la nómina, este sistema no solo reduce la carga de trabajo, sino que también disminuye los errores más comunes del control manual.

Estos programas, mantienen actualizadas a las empresas respecto a los cambios que van surgiendo en las nuevas regulaciones de ley y evitan posibles sanciones económicas.

En este artículo te contamos qué es un software de nómina, los diferentes tipos que existen y cómo puede beneficiar a tu compañía. 

¿Qué puede ofrecernos un software de nómina?

El objetivo de un sistema de nómina es ordenar tu negocio. Estas son las principales garantías que aporta el software:

• Genera la información de tu empresa en tiempo real, accediendo al historial de nóminas en cualquier momento.
• Se actualiza automáticamente según la normativa.
• Realiza cálculos automáticos para el pago de nóminas.
• Envía los comprobantes por correo electrónico a los trabajadores.

Regulación legal del software de nómina

En Colombia, la utilización de un software especializado para la liquidación de nóminas se ha convertido en una obligación para todas las empresas. Este uso está regulado por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en su RESOLUCIÓN NÚMERO 000013 / 11 de febrero de 2021. 

Esta ley añade al sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Tipos de nóminas en Colombia

La nómina de los empleados depende de la periodicidad en que pague la empresa. De este modo, dependiendo del tipo de compañía o de su cultura organizacional, pueden contar con diferentes formas de pago.

Esta es la clasificación:

• Semanal: Hace referencia al periodo de pago de siete días.
• Catorcenal: Cubre un periodo de 14 días.
• Quincenal: Esta nómina es calculada por un lapso de 15 días.
• Mensual: Incluye un periodo de 30 días. En este caso, se hará el ajuste correspondiente cuando la nómina se calcule por 28, 29 o 31 días.

Factores para elegir un software de nómina

Desde GeoVictoria queremos ayudarte a optimizar el desarrollo de tu empresa. A continuación te contamos qué debemos tener en cuenta a la hora de elegir a un software de nómina.

Usabilidad

Lo primero de todo son nuestras necesidades, y esto depende del volumen de trabajadores que compongan nuestra empresa. Si nuestra empresa es pequeña, deberíamos elegir un sistema simple que no nos lleve mucho tiempo de aprendizaje. En cambio, si nuestro negocio se compone de un número nutrido de trabajadores, debemos contratar un sistema con algo más de complejidad.

Tecnología de nube

En este caso tendrás todos los datos disponibles en cualquier momento y lugar. Podrás crear facturas desde cualquier dispositivo, lo que facilitará las operaciones de tu empresa. Con la tecnología de nube disfrutarás de actualizaciones automáticas, a diferencia de un sistema on-premise (instalado en tu computador), en el que tendrás que comprar las nuevas versiones cada cierto tiempo.

Integración

Existen programas que además de proporcionarnos el sistema de nómina electrónica, también cuentan con facturación electrónica. Se trata del sistema POS, que controla la gestión de inventarios y todos los requisitos para el mercado latinoamericano.

Seguridad

Si estamos valorando el uso de sistemas en la nube, debemos asegurarnos de que nuestro proveedor cuenta con todos los protocolos de seguridad web necesarios para que la información esté salvaguardada.

La importancia de un control de asistencia

Como vimos, elegir un buen software de nómina implica aspectos como la integración con otros programas. En ese sentido, existe una herramienta que lo complementa a la perfección: un software de asistencia. Este sistema permite llevar un conteo exacto de las horas trabajadas por el personal, de tal forma que el cálculo de remuneraciones sea hecho de buena forma.

Cabe mencionar que desde el punto de vista legal este es un aspecto de suma importancia. Es más, el Código Sustantivo del Trabajo señala que las empresas que tengan cinco o más trabajadores deben contar con un registro de ingreso.

Actualmente, GeoVictoria cuenta con diversas soluciones para el registro horario que te permitirán llevar un recuento de las jornadas ordinarias, así como del tiempo suplementario. Cada una de estas soluciones es adaptable con el software de nóminas que tenga tu empresa, por lo que es un servicio 100% personalizado.

Dentro de las alternativas se encuentra el clásico Reloj Control, el cual posee lectura de huellas dactilares, reconocimiento facial, reconocimiento de la palma de la mano y lector de tarjetas. Ahora bien, existen sistemas caracterizados por su innovación como el uso de una Aplicación Móvil y una Plataforma Web para el teletrabajo.

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