O que o profissional deve incluir na sua rotina de trabalho?

Por que é importante fazer checklist?

O principal objetivo de uma checklist de recursos humanos ou de qualquer outra área corporativa (e até na vida pessoal!) é visualizar se todas as etapas ou tarefas foram cumpridas de acordo com o planejamento.

Até porque, mesmo que o profissional tenha boa memória, não é indicado depender apenas dela. Imagina se em determinado dia aconteça algum imprevisto ou acumule trabalho? Com certeza a correria não vai ajudar você a se lembrar de tudo, certo?

Ou então podem ocorrer situações em que algum funcionário falte e outro precise adiantar algumas atividades em seu lugar.

Então, a checklist entra em campo e torna o trabalho mais fluido, certeiro, eficiente e produtivo. Evitando, portanto, erros e retrabalhos.

Entenda os principais benefícios gerados pela lista de checagem:

• maior clareza das tarefas a serem executadas;
• promove maior foco e concentração;
• aumenta a eficiência e a agilidade de atividades operacionais;
• promove a melhoria contínua, quebrando a mentalidade que sabe-se de tudo;
• garante maior segurança para quem executar determinadas tarefas;
• possibilita um ambiente mais homogêneo e equânime, já que todos visualizam o que e como deve ser feito.

Checklist de recursos humanos

É verdade que há muitas formas diferentes de criar uma checklist. Por isso, o gestor de RH deve se reunir com seus colaboradores para chegar a um modelo comum que seja claro, objetivo e que faça sentido para todos.

Ela pode ser criada em um quadro, uma ferramenta digital ou em uma folha de papel. O que importa é proporcionar meios para que todos consigam administrar seu tempo de acordo com as tarefas a serem desempenhadas.

Vamos agora entender melhor sobre cada ponto que o profissional de RH não pode se esquecer durante a sua rotina de trabalho? Continue a leitura!

Leia mais: Planejamento de Recursos Humanos: guia completo com passo a passo

Recrutamento e seleção

É exatamente nesse item que o trabalho da área de recursos humanos começa com cada colaborador.

E, por ser um processo mais longo, ele necessita de mais cuidado e um guia estruturado sobre cada atividade a ser executada. Veja o que incluir nessa checklist de recrutamento e seleção:

1. busque informações sobre a vaga em aberto: qual o nome do cargo, seus requisitos básicos e o nível de experiência do candidato;
2. elaboração do perfil profissional: com os dados em mãos, é hora de montar o perfil desejado para ocupar o cargo. Não se esqueça de levar em conta não só a função, mas também a missão, a visão e os valores empresariais e as necessidades do gestor do departamento;
3. escreva a descrição da vaga: esse item precisa ser bem-elaborado a fim de atrair candidatos certos. Inclua o cargo, o nome da empresa, a carga horária, o regime de trabalho, as principais atividades do cargo, os pré-requisitos, os benefícios e dados para envio do currículo e/ou portfólio;
4. faça a divulgação: analise quais sites e redes sociais devem ser incluídos os anúncios da vaga: plataforma de vagas de emprego mais amplas ou específicas da área de atuação, redes sociais da empresa, como Facebook, Instagram e Linkedin;
5. faça a triagem de currículos: nessa etapa, há alguns softwares no mercado que ajudam a selecionar os currículos com maior compatibilidade com a vaga;
6. agende as entrevistas: aqui, você também pode contar com o suporte da tecnologia e realizar entrevistas online, se desejar. Prepare cada pergunta a ser feita e as dúvidas sobre a trajetória profissional do candidato.

Contratação de funcionários

Outro ponto muito importante a acrescentar na checklist de recursos humanos: o passo a passo para admissão de novos colaboradores.

Após realizar todo o processo seletivo, é hora de escolher o candidato ideal e fazer todos os trâmites necessários para a sua admissão na empresa. Há também opções de ferramentas digitais que auxiliam na execução da checklist admissional.

Veja a seguir quais documentos são necessários incluir na lista de checagem de contratação de funcionários:

• carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• certidão de nascimento e de casamento;
• comprovante de escolaridade;
• RG, CPF e Título de Eleitor;
• certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para pessoas do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
• declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• atestado médico admissional que deve ser pago pela empresa e realizado antes do início do trabalho.

Desligamento de funcionários

Outro tópico necessário na checklist do departamento pessoal são as etapas para a demissão de colaboradores. Entenda quais são e se previna de processos trabalhistas:

• aviso prévio do funcionário: será cumprido ou não?
• elaboração do contrato de rescisão;
• calcular os valores a serem depositados ao funcionário;
• preparação da documentação necessária a ser enviada ao setor financeiro.

Integração de funcionários

Também conhecido como onboarding, a atividade de integração de colaboradores deve ser feita para promover a cultura organizacional, ensinar regras, valores e normas da empresa e ambientar o funcionário em sua nova equipe.

Veja como fazer:

• convide o gestor direto para participar do processo de onboarding;
• apresente o colaborador ao time e às outras equipes que ele pode vir a trabalhar direta ou indiretamente;
• convide determinados funcionários para explicar melhor a rotina de trabalho;
• compartilhe os diferenciais corporativos para motivar o profissional.

Programas de capacitação e treinamentos

Uma das funções do RH é justamente mapear as necessidades coletivas e individuais para escolher e oferecer treinamentos.

Essa atitude aumenta o engajamento, a produtividade e ainda proporciona aprendizados que impactam a qualidade da entrega final.

Fique atento à lei: treinamento e cursos em empresas com mais de 100 funcionários devem oferecer programas especiais de incentivos e aperfeiçoamento profissional, segundo o art. 390C, da CLT – Lei nº 9.799/99.

Comunicação interna

Por que essa tarefa precisa entrar na checklist de recursos humanos? Porque a comunicação interna é essencial para gerar segurança no ambiente de trabalho, evitar boatos, divulgar informações corretas e motivar os funcionários.

Controle de horas

Não importa se o regime de trabalho do funcionário é presencial, remoto ou híbrido. A gestão do registo de ponto é essencial para entender atrasos, faltas e calcular possíveis horas extras.

O checklist de recursos humanos precisa incluir o controle de horas trabalhadas para realizar o pagamento correto e evitar ações trabalhistas no futuro.

Esse ponto também pode ser automatizado por meio de softwares inovadores e inteligentes que realizam a marcação de ponto por meio de digital, reconhecimento facial, ligação por celular e ainda por selfie e geolocalização. 

Aprenda mais: Como fazer cálculo de hora extra?

Controle de férias

As férias são tão esperadas por qualquer funcionário, né? Imagine só se houver algum erro? Por isso, nunca se esqueça de incluir esse tópico na checklist de recursos humanos. 

Para realizar a conta do modo correto, é necessário entender cada detalhe do que diz a lei trabalhista:

• cálculo de pagamento: use a fórmula valor bruto do salário + ⅓ do salário bruto – INSS – IRFF = valor líquido das férias;
• período de férias: o colaborador tem direito a 30 dias de férias assim que completa um ano de trabalho na empresa;
• férias com pagamento dobrado: se o profissional não tirar férias dentro do período correto e nem receber o seu pagamento referente aos dias de descanso, ele deve receber o valor em dobro referente ao tempo trabalhado;
• abono pecuniário: acontece quando o funcionário vende ⅓ dos 30 dias de férias. A empresa deve pagar um acréscimo de ⅓ em cima do valor total das férias;
• desligamento de funcionário: se o colaborador for demitido antes de completar um ano de trabalho, ele deve receber o valor proporcional aos meses trabalhados.

Folha de pagamento

Esse quesito precisa ser cuidado com muita atenção e dedicação. Afinal, ninguém quer receber menos pelo trabalho realizado!

Ao inserir esse ponto na sua checklist, discrimine os cálculos do salário, descontos e bonificações, caso haja. Não se esqueça de fazer a conta de:

• INSS: esse desconto do Instituto Nacional de Seguro Social é proporcional ao salário total, que inclui remuneração mensal, horas extras, adicional de insalubridade e de periculosidade, adicional noturno, 13º salário ou outro item determinado pela lei;
• FGTS: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço deve receber todo mês 8% do salário do funcionário;
• IRRF: o Imposto de Renda Retido na Fonte precisa ser pago proporcionalmente a remuneração do profissional. 
• vencimentos;
• vale-transporte: em caso de uso do VT, o funcionário deve ter 6% descontado do seu salário total;
• comissões, bonificações;
• adiantamentos: por lei, o funcionário pode antecipar o recebimento de até 50% do seu salário caso precise;
• contribuição sindical: se houver, desconte o valor equivalente a 1/30 do salário total do colaborador. Ele deve ser pago ao sindicato específico todo ano, em março.

Outros tópicos

Há ainda alguns pontos a serem incluídos na checklist de recursos humanos que necessitam de cuidados periódicos, como:

• deficiente físicos deverão ser contratados para preencher de 2 a 5% dos cargos das empresas com 100 ou mais colaboradores. Entenda mais a Lei nº 7.853/89, regulamentada pelo Decreto nº 3.298/99;
• renovação de exames médicos vencidos;
• vigilância sanitária do estado;
• segurança e medicina do trabalho.

Percebeu que são muitas as tarefas desempenhadas pelo departamento de RH, não é mesmo? Por isso, a existência de uma checklist de recursos humanos completa e bem explicada é fundamental para que tudo seja feito dentro do previsto.

Quanto mais houver controle e documentação de atividades, melhor será o desempenho final de todos os colaboradores. Se quiser entender mais sobre o mundo do RH, acompanhe mais post do nosso blog!