As rotinas de departamento pessoal são vitais para o funcionamento da empresa. Responsáveis pelos processos operacionais e administrativos, é o setor de DP que realiza toda a burocracia relacionada aos colaboradores.
O departamento pessoal é a base para que todas as práticas, que são executadas pelo RH, realmente gerem resultados. Não adianta criar ações de motivação, engajamento e retenção de talentos se os funcionários recebem seus salários atrasados ou com erros.
Quer entender melhor como funciona o departamento de pessoal na prática? Continue a leitura e conheça o checklist das rotinas de departamento pessoal!
O que é departamento pessoal?
Antes de nos aprofundarmos sobre o que é departamento pessoal, precisamos esclarecer a diferença entre ele e a área de recursos humanos. Veja:
- departamento pessoal: realiza as operações de processos administrativos desde a admissão até o desligamento do colaborador;
- recursos humanos: sua atuação é voltada para gestão de pessoas, prezando pelo desenvolvimento e pela satisfação do profissional e pela manutenção de um ambiente de trabalho saudável.
O departamento pessoal é o setor responsável pelos processos burocráticos da relação trabalhista entre o funcionário e a empresa. É ele quem realiza as operações administrativas de admissão, exame admissional, cálculo e pagamento de salários e benefícios, férias, registro de ponto, escalas de trabalho, entre outras.
Regido pelo Ministério do Trabalho, pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo Sindicato da categoria, ele deve executar suas atividades sempre seguindo as leis trabalhistas e os prazos corretos de cada operação.
Isto é, além de gerenciar a parte administrativa do funcionário dentro da organização, ele precisa cumprir todas as obrigações perante os órgãos responsáveis, como Ministério do Trabalho, INSS, FGTS etc.
Cargos e funções do DP
Cada colaborador dentro do organograma fica encarregado por determinadas rotinas de departamento pessoal. Vamos entender melhor os cargos e suas respectivas funções dentro do DP?
- Coordenador ou gerente: precisa dominar todas as áreas do setor para gerenciar o time e propor inovações e soluções para os desafios.
- Analista: com conhecimento bem aprofundado sobre as operações do DP, esse profissional executa as atividades mais complexas. Ele é o braço direito do gestor dentro do departamento.
- Assistente: também atua em tarefas mais complicadas, com a diferença de também executar operações mais simples. Por ainda não ter domínio de algumas atividades, deve ser acompanhado e orientado durante o trabalho.
- Auxiliar: é ele quem dá suporte aos outros cargos, realizando atividades básicas, mas necessárias para o funcionamento do setor. Também precisa ser acompanhado e orientado por profissionais mais experientes.
Importância do departamento pessoal
Conforme as explicações, a importância do departamento pessoal é enorme para que os funcionários se sintam seguros e valorizados dentro da organização.
O DP deve garantir que não haja erro nos pagamentos e nem no armazenamento de arquivos e documentos. Afinal, essas informações são necessárias para decidir uma promoção ou um desligamento.
Confira alguns documentos que o DP precisar ter organizado, caso algum gestor ou órgão trabalhista peça a checagem:
- data de admissão;
- tempo de licença-maternidade ou médica;
- número de faltas e atrasos;
- período de férias;
- controle de ponto;
- aumentos salariais.
Além disso, o setor é quem controla a jornada de trabalho e realiza a gestão do ponto do colaborador. E mais: reúne e fornece métricas e análises que são fundamentais para a tomada de decisão de líderes em relação aos funcionários.
Veja mais algumas responsabilidades para entender por que a área de DP é tão importante:
- suporte direto à direção e aos gestores das áreas;
- acompanhamento do desempenho e da presença do colaborador;
- mediação entre a empresa e os órgãos públicos;
- regularização dos processos corporativos;
- cumprimentos de regras, normas e prazos para evitar multas ou processos trabalhistas.
Rotinas de departamento pessoal: quais são?
As atividades executadas pelo departamento podem ser divididas por rotineiras e periódicas.
Pois, além do DP atuar nos processos operacionais diários para cumprir prazos e obrigações perante a lei, ele também tem a rotina modificada quando há admissões, desligamentos, acidentes de trabalho, férias e licenças.
O profissional de DP, que ocupe qualquer um dos cargos, precisa ter um olhar atencioso, minucioso e exigente diante das tarefas demandadas. É preciso analisar dados, acompanhar registros, armazenar documentos corretamente e calcular folhas de pagamentos.
Para compreender melhor as rotinas de departamento pessoal, listamos as principais abaixo.
Atualização sobre legislação trabalhista
Para que as rotinas de departamento pessoal sejam executadas com sucesso, o colaborador do DP precisa acompanhar e estar sempre atualizado sobre as leis trabalhistas, principalmente sobre os regimes CLT e PJ.
Ou seja, essa atividade é a base para garantir que os direitos e os deveres dos funcionários e do empregador sejam cumpridos legalmente.
Veja mais: Portaria 671: o que é? O que mudou? Saiba mais!
Recrutamento e seleção
Em trabalho conjunto com o RH, o departamento pessoal define o piso e teto salarial do cargo, o pacote de benefícios e os locais de divulgação do anúncio da vaga.
Admissão
Muitas operações administrativas e legais precisam ser realizadas após a definição do novo colaborador.
Por isso, o DP é responsável pelo registro trabalhista, elaboração e assinatura do contrato, exame admissional, anotações na CTPS, geração do número de marcação de ponto, arquivo de documentos CLT, abertura de conta salário, entrega do crachá e processo de integração do funcionário.
Demissão
Em caso de desligamentos ou pedidos de demissões, as rotinas de departamento pessoal são alteradas. É necessário que um dos profissionais do time busque os documentos e dados necessários para a conferência de informações.
O trabalho inclui ainda homologação trabalhista, rescisão do contrato, anotações na carteira de trabalho, exame demissional e cálculo e pagamento rescisório.
Folha de pagamento
Essa é uma das rotinas de departamento pessoal que acontece todo mês e é trabalhosa. Afinal, é preciso:
- calcular as horas extras e os adicionais;
- apurar descontos ou benefícios;
- fazer a conta da PL ou do 13º salário;
- calcular salário bruto e líquido.
Controle de impostos e tributações
Por falar em folha de pagamento, precisamos trazer aqui outra atividade inerente ao trabalho do DP: o controle e o cálculo de encargos trabalhistas.
O setor precisa quitar todos os impostos, as taxas e as contribuições de cada colaborador, como as parcelas de FGTS, INSS, IR e as contribuições sindicais.
Além desses descontos, há os benefícios corporativos que também precisam entrar na conta da folha de pagamento. Entre eles estão vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, auxílios diversos e plano de saúde.
É válido lembrar que o desconto em folha será decidido pela empresa e compartilhado por contrato com o funcionário.
Férias
Não é apenas o cálculo sobre o período de férias na folha de pagamento.
O DP precisa organizar um calendário para não atrasar nenhuma equipe, controlar o vencimento de férias e realizar o agendamento das férias com o trabalhador.
Controle de ponto
A gestão do registro de ponto também é essencial para o cálculo correto da folha de pagamento. Afinal é por meio desse gerenciamento que a equipe saberá quais funcionários realizaram horas extras ou têm direito a algum adicional.
Dentro desse processo também são verificadas as taxas de atrasos e faltas, buscando entender as causas para solucioná-las, e a montagem das escalas de trabalho.
A boa notícia é que essa operação pode ser automatizada por meio de ferramentas tecnológicas que realizam a marcação de ponto para colaboradores internos, externos ou remotos, gerando relatórios instantâneos. Como o sistema de controle de ponto da GeoVictoria.
Aprenda mais: Será que o controle de ponto pelo celular é legal?
Pode até parecer que as rotinas de departamento pessoal são estáticas, né? Mas, conforme citamos ao longo do texto, elas são dinâmicas e requerem muita responsabilidade do profissional.
Acompanhe nosso blog e leia mais sobre as áreas de departamento pessoal e recursos humanos!