Registro de asistencia: 8 puntos que debes conocer

Un registro de asistencia se puede realizar de muchas maneras. Ese sentido, la ley no exige un mecanismo único para su ejecución. No obstante, todo sistema de registro debe contar con una serie de requisitos que se apeguen a la norma. En este nuevo blog de GeoVictoria te mostramos las 8 características que debe tener un registro de asistencia.

Importancia del registro de asistencia

En Chile, el artículo 33 del Código del Trabajo señala que es una obligación del empleador llevar un registro de asistencia de los empleados. Dicha ley también apunta que en caso de ser difícil la fiscalización, los organismos estatales podrán intervenir. "La Dirección del Trabajo podrá establecer y regular, mediante resolución fundada, un sistema especial de control de las horas de trabajo".

8 características de un registro de asistencia

El Código del Trabajo determina que el registro de asistencia puede realizarse de forma análoga, ya sea a través de un libro de asistencia personal o un reloj con tarjetas de registro. No obstante, la legislación permite la inclusión de mecanismos tecnológicos para dichos fines. En ambos casos, un registro de asistencia debe contar con 8 grandes requisitos.

1) Marcación: requisito para cualquier registro de asistencia

En primer lugar, el registro de asistencia tiene que llevarse a cabo a través de un acto voluntario del trabajador. Esto aplica para todo tipo de registro y debe contener los siguientes datos:

• Nombre completo.
• Cédula de identidad.
• Fecha, hora y minuto de inicio y término de la jornada laboral.

2) Identificación

Uno de los requisitos indispensables para el control de asistencia es la verificación de la identidad de quien se está registrando. Parece obvio pero en muchas ocasiones ocurren adulteraciones en los datos, principalmente cuando se ocupan libros de asistencia.

En caso de que se cuente con un sistema computacional, esta identificación puede considerar tarjetas con banda magnética, claves y contraseñas. Asimismo, una de las alternativas más recientes corresponde al uso de parámetros biométricos para determinar la identidad.

3) Comprobantes

Cuando el registro se realiza mediante un proceso informático, este debe arrojar un comprobante de forma automática. Aquella información puede entregarse a través de su impresión en formato físico o digital enviada al correo electrónico.

4) Reporte

Tanto el sistema análogo como el sistema computacional de registro deben contar con reportes de las horas trabajadas por cada empleado. En el caso de un registro análogo, este debe cumplir con lo señalado en el artículo 20 del Reglamento Nº969 de 1933. Aquel artículo exige tener el libro o formulario de asistencia.

Respecto al sistema electrónico esto no es mayor problema ya que la tecnología permite obtener resúmenes automáticos de la asistencia. Estos resúmenes pueden generarse de forma diaria, semanal y mensual.

5) Disponibilidad del servicio

El sistema de registro de asistencia debe estar al día y en buen estado. En ese sentido, debe hacerse una mantención en caso de que lo requiera, como en el caso de los componentes de las plataformas electrónicas.

6) Verificación

Si el registro de asistencia se realiza con un método poco tradicional, esto requiere un análisis y aprobación antes de ofrecerse al mercado. De esta manera se verifica su eficiencia y se evitan futuros problemas con la fidelidad de los datos.

7) Acceso para la fiscalización

Todos los sistemas de asistencia deben estar disponibles para la fiscalización de las autoridades. Para ello es fundamental que la información esté actualizada, de tal forma que las labores de inspección se realicen de buena manera.

8) Compatibilidad 

Es importante que si falla un tipo de registro de asistencia, se pueda contar con otro en su reemplazo. Esto se puede ver cuando falla el sistema electrónico y se debe volver a emplear un sistema manual. En términos simples, un sistema de registro no excluye la existencia del otro e incluso se pueden complementar.

Registro de asistencia teletrabajo

¿Es obligatorio el registro de asistencia cuando existe teletrabajo? Sí. La ley señala que el empleador debe ajustarse a la modalidad de trabajo remoto. Por lo tanto, se debe implementar un mecanismo fidedigno que dé cuenta de las horas de trabajo.

Tipos de registro de asistencia

Existen diversos tipos de registro de asistencia que se pueden implementar según las necesidades de cada empresa.

Registro biométrico

En caso de necesitar una tecnología sofisticada, los sistemas de control biométricos son lo ideal. En esta categoría entran:

• Reconocimiento Facial. Un sistema de reconocimiento de rasgos del rostro como el que ofrece el GeoVictoria Face permite un registro sin necesidad de contacto. Además, este método también registra aspectos como la temperatura.
• Reconocimiento de voz. Una simple llamada telefónica también puede constituir un registro eficaz de la asistencia.

Registro reloj control

La instalación del clásico reloj control es un método efectivo y que todos conocen. En el caso del GeoVictoria Box, el registro solo necesita una conexión estable a internet.

Registro a distancia

Con el auge del teletrabajo, los registros de asistencia se adaptaron a este nuevo escenario. Un ejemplo de ello es la solución de Marcaje Web que ofrece GeoVictoria. Este sistema realiza el proceso desde cualquier lugar del mundo y en tiempo real.