¿Qué es el registro de personal?

El registro de personal es una fuente importante de consulta sobre que datos personales del trabajador se deben guardar. Dentro de la información que se cuenta, es el de asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros. Artículos de la Dirección del Trabajo son explícitos al indicar que corresponde.

El propósito del registro, es la obtención de datos relevantes para elaborar estrategias en la optimización de personal. Por ello,  la información debe ser actualizada permanentemente.

¿Es relevante el registro de personal?

El registro de personal tiene una importante función técnica para llevar a cabo la política de personal. Su finalidad servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

• Promoción o ascenso.
• Conceder becas.
• Otorgar derechos.
• Compensación por tiempo de servicios.
• Movimiento de rotación, o reubicación.

El expediente es de suma importancia ya que allí se encuentra la vida laboral del trabajador en la empresa.
Esto permite no sólo que al momento de una contingencia el abogado de la empresa pueda actuar con más prontitud y eficacia, sino que, además, facilita enormemente los procesos de fiscalizaciones del Ministerio del Trabajo y otros organismos.

¿Cuál es la estructura del contenido de cualquier expediente de personal?

DATOS PERSONALES:

• Hoja de Vida/Curriculum Vitae.
• Contrato del Trabajador.
• Examen Médico de Pre-Ingreso (Si es necesario en el rubro).
• Copia de la Cédula de Identidad

INFORMACIÓN OPERACIONAL:

• Carta de Confidencialidad (Si aplica).
• Reglamento Interno de la empresa.
• Descripción del cargo.
• Perfil del Cargo.
• Información de los Riesgos de Seguridad.
• Entrega de Implementos de Seguridad (si aplica).
• Análisis del Puesto de Trabajo.
• Información sobre dirección y ruta habitual para dirigirse al punto de trabajo (si es que es un outsourcing).

ANTECEDENTES DEL SEGURO SOCIAL:

• Inscripción del Trabajador en la seguridad social de salud o previsión (si anterior empleador no lo hizo).
• Reposos Médicos.
• Certificado de Discapacidad (SI procede).
• Permiso postal del Trabajador
• Reporte de Accidente Laboral

COMUNICACIONES:

• Contenido de un expediente de personal.

VACACIONES:

• Recibo de Vacaciones Colectivas (Si Aplica).
• Recibo de Vacaciones Legales.
• Examen Médico pre y post Vacacional.
• Constancia de vacación pospuesta.

¿El registro de personal también consta como asistencia?

Para muchas legislaciones, el registro de personal es mas allá que un simple trámite formal. Consiste también, en el registro de su asistencia. Por ello, no dude en recurrir a su legislación especifica para averiguar, como se acepta este concepto.
No obstante, incluso si se entiende por esta definición, podemos recurrir a la definición de registro de asistencia. Esta información está disponible en la siguiente entrada de nuestro blog.