Recursos Humanos

Cómo elaborar un reporte de incidencias laborales eficaz

Descubre cómo elaborar un reporte de incidencias laborales en México paso a paso. Evita errores comunes y mejora la gestión de asistencia en tu empresa.

Pablo Cartes
sep 18, 2025
Recursos Humanos
Cómo elaborar un reporte de incidencias laborales eficaz
6:23




Índice

    Persona utilizando un reporte de incidencias

    Todas las empresas deben contar con un reporte de incidencias, el que debe elaborarse de forma periódica para reportar los accidentes laborales . Para realizar este tipo de registro es necesario tener toda la información relacionada al desempeño del personal, entre ellas el control de asistencia.

    ¿Qué es un reporte de incidencias?

    Un reporte de incidencias se encarga de documentar los eventos inesperados o inusuales que ocurren en una empresa. Estos eventos pueden ser de distinta índole, por lo que cada uno de ellos afecta al normal desempeño de la organización.

    reporte de incidencias

    En ese sentido, estos eventos tienen relación con el rendimiento del personal, entre los que se encuentran sus niveles de asistencia, atrasos y permisos. Asimismo, tiene que ver con la infraestructura de la empresa, tales como maquinarias y los equipos tecnológicos.

    Normativa vigente para reportes de incidencias laborales en México

    Para los empleadores, es vital asegurarse de que los reportes de incidencias cumplan con la Ley Federal del Trabajo (LFT) y demás regulaciones aplicables. A continuación, lo que deben tener en cuenta en 2025:

    • Registro de asistencia: la LFT exige que los patrones lleven un registro fiel de las horas trabajadas y descansos. En caso de inconsistencias, los reportes de incidencias pueden servir como evidencia.

    • Accidentes y riesgos de trabajo: deben notificarse como lo estipula la Ley del Seguro Social. Registrar correctamente el accidente, el trabajador afectado, tipo de lesión, seguimiento médico, y medidas preventivas.

    • Permisos, incapacidades y ausencias justificadas: la empresa debe aceptar comprobantes válidos (incapacidad médica, permisos oficiales) y tener políticas claras.

    • Protección de datos personales: al registrar datos sensibles del colaborador (salud, motivos médicos), observar la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

    • Sanciones y auditorías: sin documentación adecuada, la empresa podría enfrentar auditorías laborales, sanciones por incumplimiento, demandas de trabajadores, etc.

    Plantilla de reporte de incidencias laborales

    Aquí tienes una plantilla básica para tu reporte de incidencias, que puedes adaptar según el tamaño y necesidades de tu empresa. Incluye los siguientes campos:

    Campo Descripción
    Fecha y hora de incidencia Día, mes, año, hora exacta
    Persona / área involucrada Nombre del colaborador, departamento, supervisor
    Tipo de incidencia (ausencia, atraso, accidente, falla técnica, permiso, etc.)
    Descripción detallada Qué pasó, cómo, dónde, por qué (si se sabe)
    Evidencia Fotos, documentos médicos, informes técnicos, etc.
    Clasificación del incidente Previsto/imprevisto, gravedad, frecuencia
    Acción inmediata tomada Primeros pasos para contener daño / mitigar impacto
    Acción correctiva / preventiva Qué se va a hacer para que no vuelva a ocurrir
    Responsable Quién se encarga de seguimiento
    Fecha de seguimiento Fecha estimada para revisar si la acción funcionó
    Comentarios finales Observaciones adicionales

    Ejemplos de reportes de incidencias reales

    A continuación, se presentan algunos ejemplos concretos de reportes de incidencias que pueden surgir en una organización. Por ejemplo, la ausencia inesperada de un trabajador debido a una emergencia médica, el retraso recurrente de un equipo en la llegada a su turno, la solicitud de permisos especiales por motivos personales o la falla imprevista en uno de los sistemas tecnológicos críticos de la empresa. También pueden considerarse incidentes como el mal funcionamiento de maquinaria esencial para la producción, interrupciones en el suministro eléctrico, errores en el registro de asistencia digital, o incluso situaciones relacionadas con la seguridad laboral, como accidentes en el puesto de trabajo o incidentes que pongan en riesgo la integridad del personal.

    1. Ausencia inesperada por emergencia médica Un colaborador no se presenta a su turno debido a una emergencia médica.

    El reporte incluye la fecha y hora de la ausencia, el área en la que labora el trabajador, las acciones realizadas por el equipo de Recursos Humanos para cubrir la falta, y cualquier comunicación formal recibida al respecto. También se documentan las siguientes medidas propuestas para prevenir impactos operativos futuros, como la creación de protocolos de reemplazo inmediato.

    emergencia medica

    2. Retrasos recurrentes en la entrada del personal Se identifican casos de personal que presenta retrasos constantes a la hora de entrada.

    El reporte debe contener el registro detallado de los días y horarios de los retrasos, los colaboradores involucrados, un análisis de las posibles causas como problemas de transporte o ajustes en rutas de acceso, y las acciones de seguimiento realizadas por el área de supervisión. Se adjuntan recomendaciones para reforzar la puntualidad, como recordatorios automatizados y revisiones de horarios.

    3. Solicitud de permisos especiales Un miembro del equipo solicita permisos por motivos personales, tales como trámites oficiales, situaciones familiares o capacitación externa.

    El reporte especifica la fecha de solicitud, el tipo de permiso, la duración y la aprobación otorgada por el responsable. Además, se anotan las alternativas implementadas para garantizar la continuidad del trabajo y se recomienda establecer ventanas específicas para este tipo de permisos.

    4. Falla inesperada en infraestructura tecnológica Un sistema esencial para la operación diaria presenta una falla súbita, afectando la productividad general.

     

    falla ineserada

    El reporte incluye el diagnóstico preliminar realizado por el departamento de TI, la descripción de las áreas afectadas, el tiempo de inactividad y las acciones correctivas inmediatas. Se documentan los pasos para la restauración del servicio y se sugieren auditorías periódicas para fortalecer la infraestructura digital. 

    5. Accidente laboral o situación de riesgo Se produce un accidente en el lugar de trabajo, afectando la integridad de un colaborador.

    El reporte recoge la descripción precisa del evento, las condiciones en que ocurrió, las acciones de primeros auxilios y el seguimiento posterior. Además, se agregan propuestas para reforzar la cultura de seguridad y la actualización de capacitaciones en prevención de riesgos.

    Errores comunes y cómo evitarlos 

    Además de los ejemplos mencionados, es fundamental tener en cuenta que los reportes de incidencias pueden involucrar una amplia variedad de situaciones que afectan la operatividad y la seguridad dentro de una empresa moderna. Por ejemplo, se puede presentar un caso en el que múltiples dispositivos biométricos utilizados para el control de asistencia registran fallas de conexión simultáneas, lo que deriva en inconsistencias en el monitoreo de entradas y salidas del personal. En este caso, el reporte debe contemplar el análisis de registros afectados, la rápida comunicación con el equipo de soporte técnico y la implementación temporal de métodos alternativos, como registros manuales o backups digitales para mitigar el impacto. Otro ejemplo corresponde a incidentes de acceso no autorizado a áreas restringidas. Aquí, el reporte debe especificar la hora del intento, la persona involucrada, los sistemas de acceso utilizados (como tarjetas RFID o reconocimiento facial), las alertas generadas y la respuesta del personal de seguridad.

    Es importante agregar recomendaciones para incrementar la seguridad, como reforzar las autenticaciones biométricas o actualizar los permisos asignados. Asimismo, pueden surgir situaciones en el comedor corporativo, como el registro inexacto de raciones entregadas o problemas con la identificación de empleados, lo cual puede provocar desperdicio alimentario o errores en la administración de cuotas. El reporte debe detallar los módulos involucrados, los posibles motivos del error y proponer mejoras, como la actualización del software de gestión o campañas de capacitación para usuarios finales.

    En todos los casos, la clave está en documentar el incidente de manera exhaustiva, registrar las acciones correctivas implementadas y extraer aprendizajes que favorezcan la mejora continua. Esto asegura la trazabilidad de los eventos, brinda respaldo ante auditorías y construye una cultura organizacional orientada a la prevención y la eficiencia, alineada con los valores y soluciones integrales que GeoVictoria ofrece a sus clientes.

    Diferencia entre incidencia y falta injustificada

    El correcto manejo y redacción de un reporte de incidencias es un elemento esencial para la gestión organizacional moderna, ya que permite identificar áreas de mejora, optimizar procesos y proteger tanto los recursos materiales como el capital humano. Un reporte bien estructurado no solo debe enumerar los hechos ocurridos, sino también proporcionar un análisis integral que facilite la toma de decisiones basada en datos y evidencias.

    Para fortalecer la utilidad de estos reportes, es importante incluir apartados como la identificación de patrones repetitivos, análisis de causas raíz y la evaluación de la efectividad de las acciones implementadas previamente. Incluir herramientas tecnológicas de registro, como las soluciones avanzadas de control de asistencia y monitoreo en tiempo real de GeoVictoria, permite obtener información precisa, automatizar la trazabilidad y reducir errores humanos, asegurando la integridad de los datos recopilados.

    Tipos de reportes de incidencias

    Si bien el reporte de incidencias puede considerar una multiplicidad de factores y datos sobre el estado actual de la empresa, estos eventos se pueden agrupar en dos grandes niveles.

    • Incidentes previstos. Existen eventos periódicos que interrumpen o afectan en alguna medida al desarrollo de la empresa. Estos acontecimientos tienen que ver con las vacaciones, bajas por maternidad u otra situación en que se produce la ausencia del personal de forma programada.
    • Incidentes imprevistos. En este ítem se encuentran los hechos que no se pueden prever, por ejemplo, lo relacionado a los riesgos laborales. Por otro lado, es necesario reportar aquellas fallas inesperadas en los sistemas como maquinaria y tecnología.

    Los accidentes laborales representan un incidente imprevisto

    Cómo realizar un reporte de incidencias

    Para realizar el reporte de incidencias, debes contemplar algunos datos básicos sobre el control de tu empresa. Asimismo, debes tener en claro cómo responder a los eventos inesperados y corregirlos a futuro.

    1. Control de asistencia

    Es esencial que cuentes con un control de asistencia en tu empresa. De esta forma puedes obtener toda la información sobre el rendimiento del personal. Con una de las soluciones de GeoVictoria podrás conocer aspectos del cumplimiento de tus empleados con su jornada laboral. Entre estos datos se encuentran el horario de entrada y salida, los atrasos, permisos y las horas extras que realiza el personal.

    Para tener un buen control de asistencia, GeoVictoria cuenta con diversas alternativas que te permitirán realizar el reporte de incidencias:

     

    Reloj checador

    Este método para el control de asistencia es el clásico aparato que se instala en la empresa. El GeoVictoria Box funciona mediante la lectura de huellas dactilares y el reconocimiento facial, lo cual entrega una alta seguridad. Gracias a la tecnología biométrica, este sistema identifica los rasgos únicos de cada persona.

    Reloj-checador

    Huellero USB

    Una alternativa a nuestro reloj checador, es el uso del GeoVictoria USB. Con este software tus trabajadores registran la asistencia a través de la lectura de huellas dactilares pero a través de conexión USB a una computadora. Las principales ventajas son su bajo costo de implementación y fácil uso, además de su eficiencia.

    Marcaje Web

    ¿Tienes personal con trabajo remoto? Esta modalidad no es impedimento para el control de asistencia que ofrece GeoVictoria. Mediante GeoVictoria Web podrás obtener toda la información relacionada a la asistencia de tus trabajadores, quienes se registran a través de una plataforma online.

    Aplicación Móvil

    GeoVictoria App es uno de los métodos más innovadores para el control de asistencia. Con este software, tus trabajadores marcan la asistencia a través de una fotografía selfie. Además, esta aplicación tiene una serie de funciones como localización por GPS, gestión de tareas y mapa de dotación de personal.

    Llamadas telefónicas

    GeoVictoria Call te permite registrar la asistencia a través de una simple pero efectiva llamada telefónica. Su sistema Deep Learning -Aprendizaje Profundo- te permitirá verificar la información sobre la identidad de quien marca su asistencia.

    Persona marcando su huella dactilar en un control de asistencia tipo reloj checador.
    Un control de asistencia te entrega información valiosa

    2. Identificar el tipo de incidente

    Como te contamos, existen dos grandes categorías para identificar los incidentes y anotarlos en los reportes. Pues bien, es necesario identificar si estos eventos son de carácter previstos o imprevistos. De esta manera se pueden consignar en detalle los problemas que se relacionan con los acontecimientos.

    3. Medidas correctivas

    No basta con tener una capacidad de respuesta ante los eventos inesperados. Un reporte de incidencias también te ayuda a corregir estos problemas en el futuro. De esta forma podrás poner el foco en prevenir las situaciones indeseadas, como por ejemplo, accidentes laborales. Este paso es fundamental para mantener el funcionamiento de tu empresa.

    4. Reporte general

    Cada cierto tiempo es necesario realizar un reporte de incidencias general donde se incluyan todos los datos de estos eventos y las medidas para corregirlo. En ese sentido, GeoVictoria te entrega informes periódicos en relación a la asistencia de tu personal. Estos informes los puedes generar de forma mensual, semanal, e incluso diaria.

    Beneficios del reporte de incidencias

    Además de ser un elemento necesario, el reporte de incidencias te proporciona una serie de ventajas para tu empresa y su desempeño.

    • Mayor eficiencia. Un reporte de incidencias te permite tener una mejor gestión de la empresa y con ello, un mejor rendimiento.
    • Evitar sanciones legales. Tener la información sobre eventos inesperados permite tener un respaldo de los hechos. Así podrás evitar problemas de carácter legal por falta de información.
    • Decisiones inteligentes. Como vimos, un reporte de incidencias también incluye las medidas que debes tomar para corregir futuros eventos.

    Si quieres saber más sobre este u otros aspectos relacionados con el ámbito de los Recursos Humanos o empresa, no dejes de visitar nuestro blog.

    ¿Qué es una incidencia laboral?

    Una incidencia laboral es cualquier evento no planificado, irregular o inusual que afecta el desarrollo normal de las actividades en una organización. Estas incidencias abarcan desde ausencias y atrasos del personal, permisos extraordinarios, fallas en la infraestructura tecnológica o de acceso, hasta incidentes de seguridad o accidentes dentro del entorno laboral.

    Su registro y análisis son fundamentales para identificar oportunidades de mejora, garantizar el cumplimiento de normativas y optimizar los procesos internos. La gestión adecuada de las incidencias laborales contribuye a una mayor eficiencia operativa y minimiza riesgos legales, ya que cada evento queda documentado con información detallada: fecha y hora de ocurrencia, colaboradores o áreas implicadas, causas identificadas, acciones tomadas y estrategias de prevención a futuro.

    Además, permite que las empresas desarrollen protocolos de actuación específicos, mejoren la comunicación interna y refuercen la cultura organizacional enfocada en la seguridad, el bienestar del personal y la continuidad del negocio. Contar con soluciones tecnológicas, como las plataformas de GeoVictoria, facilita enormemente el reporte, seguimiento y análisis de incidencias. Estas herramientas permiten centralizar la información, automatizar la generación de informes y brindar visibilidad en tiempo real a los responsables, apoyando la toma de decisiones basada en datos y cumpliendo con las mejores prácticas de gestión del capital humano.

    ¿Cómo se reporta una falta al trabajo?

    Reportar una falta al trabajo implica seguir un proceso estructurado, diseñado para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y el buen funcionamiento de la organización. Normalmente, el primer paso es que el colaborador comunique de manera oportuna su ausencia al área encargada, ya sea Recursos Humanos, su jefe directo o mediante los sistemas formales habilitados por la empresa, como plataformas de autoservicio o aplicaciones móviles de control de asistencia.

    Es fundamental que el reporte especifique el motivo de la falta, la fecha, hora y duración estimada de la ausencia, así como cualquier documentación que respalde la justificación, por ejemplo, certificados médicos, constancias oficiales o permisos previos. En empresas que operan con soluciones tecnológicas como las de GeoVictoria, el registro puede realizarse a través del sistema de gestión, permitiendo la trazabilidad automatizada y la integración con los registros históricos de asistencia del empleado.

    Una vez notificada la falta, corresponde al responsable validar la información y clasificar la ausencia como justificada o injustificada, de acuerdo con las políticas internas y la legislación vigente. El proceso incluye el registro formal de la falta en la plataforma correspondiente, la notificación a las áreas involucradas y, en caso necesario, la actualización de la nómina o los sistemas de control de desempeño.

    Este procedimiento no solo mantiene la organización actualizada sobre el estado de presencia del personal, sino que contribuye a la toma de decisiones informada, a la prevención de reincidencias y al cumplimiento de estándares laborales y auditorías. Además, los reportes generados pueden utilizarse para implementar medidas preventivas, desarrollar acciones correctivas y fortalecer la cultura organizacional basada en la responsabilidad y la transparencia.

    ¿Qué consecuencias tiene una incidencia?

    Las incidencias laborales pueden tener un impacto considerable tanto en la operación diaria como en el desarrollo a largo plazo de una empresa. Entre las consecuencias más inmediatas se encuentran la afectación en la productividad, la alteración en los flujos de trabajo y la posible sobrecarga para otros colaboradores que deben cubrir las ausencias o imprevistos. Además, la acumulación de incidencias no gestionadas puede deteriorar el clima laboral y generar desorganización interna.

    Desde una perspectiva legal y de cumplimiento, no registrar ni atender adecuadamente las incidencias puede derivar en sanciones administrativas o legales, sobre todo si se incumplen normativas laborales, de seguridad o protección de datos. Por ejemplo, una ausencia no documentada o una falla en los sistemas de control de acceso puede generar discrepancias en la nómina, conflictos laborales, o exponer a la organización a auditorías desfavorables por parte de autoridades regulatorias.

    A nivel estratégico, la falta de análisis de las incidencias dificulta la identificación de patrones recurrentes, impide tomar medidas preventivas y limita la capacidad de optimizar procesos internos. Las empresas que implementan sistemas de gestión y reporte robustos, como los de GeoVictoria, pueden no solo mitigar los efectos negativos sino convertir las incidencias en oportunidades de mejora continua. Estos sistemas permiten una trazabilidad clara, una rápida respuesta y el desarrollo de políticas proactivas que fortalecen la resiliencia organizacional y la toma de decisiones basada en datos.

     

    ¿Qué hacer si un trabajador no entrega comprobante médico?

    Cuando un trabajador no entrega el comprobante médico requerido para justificar una ausencia por enfermedad, es fundamental seguir procedimientos claros y respetar tanto la normativa interna de la organización como la legislación laboral vigente. En primer lugar, es recomendable comunicarse de manera formal con el empleado para recordarle la importancia de presentar dicho documento dentro del plazo establecido. Esta comunicación debe quedar registrada por escrito, resaltando las posibles consecuencias de no cumplir con la entrega, tales como la consideración de la ausencia como injustificada o el descuento correspondiente en la nómina, según lo determine la política interna y la ley.

    ¿Cómo se trata una incidencia repetitiva?

    El manejo de una incidencia repetitiva requiere un enfoque sistemático y proactivo para prevenir que el problema se convierta en un patrón que impacte negativamente la operación y la cultura organizacional. En primer lugar, es fundamental identificar y documentar cada suceso, asegurando un registro detallado que permita analizar la frecuencia, los responsables y las posibles causas raíz. Esta trazabilidad es esencial para reconocer tendencias y comprender el contexto en el que se están produciendo las incidencias.

    ¿Cómo documentar un incidente sin pruebas físicas?

    Cuando no existen pruebas físicas para sustentar un incidente, es esencial recurrir a un registro exhaustivo y estructurado de todos los hechos relevantes. Lo recomendable es detallar, de manera objetiva y cronológica, la situación ocurrida, incluyendo fecha, hora, lugar y personas involucradas o testigos presentes. Esta narración debe contener todos los elementos observables y evidencias indirectas disponibles, como mensajes, registros electrónicos, reportes del sistema, antecedentes de conductas similares o comunicaciones internas.

     

    Lleva el control de incidencias de tu empresa de forma automática y sin errores.

    Con GeoVictoria podrás registrar ausencias, retardos y permisos en tiempo real, generar reportes claros y cumplir con la normativa laboral mexicana.

     

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