Tecnología
Gestor Documental en Perú: ¿Cómo Elegir la Mejor Solución?
Descubre cómo elegir el mejor gestor documental para tu empresa en Perú y mejorar la eficiencia, seguridad y cumplimiento legal.
¿El tareo de personal es lo mismo que el control de asistencia? No. Te mostramos cuáles son sus diferencias y cómo cumplir ambos procesos.
El tareo de personal es una de las tareas más importantes que se realizan a diario en una empresa. Esta consiste en la supervisión de las actividades que deben cumplir los trabajadores en una determinada obra o faena. De esta manera, se garantiza una correcta ejecución de dichas tareas, aumenta la productividad y se mantiene bien encaminado el cumplimiento de los objetivos. De esta manera, en otras palabras, es la forma por la cual podemos supervisar la productividad laboral de nuestros empleados.
¿ Cual es el significado de tareaje ?
El tareaje, entendido como el proceso de registrar y documentar detalladamente las tareas y tiempos dedicados por cada trabajador a lo largo de su jornada, es un componente esencial en la gestión operativa de empresas que operan en sectores como la construcción, la seguridad, el outsourcing o el retail. Este registro no solo permite identificar la eficiencia y productividad de cada colaborador, sino que también facilita la ubicación y asignación precisa de recursos humanos en diferentes frentes de trabajo, proporcionando una visión integral del desarrollo de cada proyecto o faena.
Al implementar un adecuado sistema de tareaje, las empresas pueden optimizar la planificación y distribución de cargas laborales, monitorear el desempeño en tiempo real, detectar brechas de productividad y tomar decisiones informadas para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Además, este procedimiento es fundamental para asegurar la transparencia en la relación laboral, ya que permite una trazabilidad clara del aporte individual y colectivo, y sirve de soporte ante auditorías o inspecciones laborales.
Hoy en día, el tareaje no solo se limita a sistemas manuales o registros en papel: la incorporación de plataformas digitales, como las soluciones desarrolladas por GeoVictoria, eleva el nivel de control y automatización del proceso, integrando reportes automáticos, geolocalización de cuadrillas móviles y una gestión centralizada, con la posibilidad de sincronizar datos en la nube y facilitar su integración con otros sistemas administrativos o de remuneraciones. De este modo, el tareaje moderno se convierte en una herramienta clave para impulsar la eficiencia operativa y la competitividad dentro del entorno empresarial.
Etapas del tareo de personal
El tareo de personal puede realizarse de diversas maneras, pero en el caso del rubro de la construcción e industrias, este proceso generalmente pasa por diversas etapas. En primer lugar, el tareo está a cargo del capataz de la obra, quien anota el tiempo de trabajo destinado por cada trabajador o grupo de trabajadores en determinadas actividades.
Posteriormente, este registro es traspasado al ingeniero de campo, quien revisa el informe para darle su aprobación y luego despacharlo al administrador. Finalmente, el administrador se encarga de darle la venia final o hacerle todas las correcciones que sean necesarias. De este último depende la verificación de los datos, por lo que su rol es el de mayor responsabilidad.
Tareo en la construcción civil
El tareo en la construcción civil se caracteriza por ser un procedimiento de registro sumamente detallado y normado, diseñado para reflejar con exactitud la participación y rendimiento de cada colaborador dentro del proyecto. Comienza con la responsabilidad del capataz o encargado de cuadrilla, quien diariamente anota la asistencia y salida de cada trabajador, la cantidad exacta de horas trabajadas y las actividades específicas realizadas en su jornada, asignando cada tarea a frentes o áreas de la obra.
A diferencia de otros sectores, en construcción civil el tareo cumple con estándares legales establecidos por regulaciones específicas del sector (como el D.S. Nº 003-97-TR), que exigen la trazabilidad diaria no solo de las horas, sino también de la producción individual y colectiva (por ejemplo, metros cúbicos de concreto vaciado, metros de ladrillo asentado, colocación de materiales o avances en trabajos especializados). Este sistema permite identificar el avance real de la obra, controlar el uso de recursos y gestionar adecuadamente los pagos por destajo, bonificaciones y beneficios sociales propios de construcción civil, como el fondo de construcción, la bolsa de viaje o bonificaciones sectoriales. Cada registro confeccionado por el capataz es revisado y autenticado por el ingeniero de campo, quien confirma la veracidad de los datos, ajustando la información ante cambios operativos o ausencias imprevistas. Posteriormente, la administración de obra valida y almacena los registros, utilizándolos para consolidar el reporte final que servirá de base para la planilla de pagos, la presentación de avances ante el cliente y la sustentación ante fiscalizaciones laborales.
Con la digitalización del tareo, impulsada por soluciones como GeoVictoria, este proceso se ha vuelto más ágil, seguro y transparente: permite el registro de datos desde dispositivos móviles en obra, integra geolocalización y fotos como respaldo, automatiza reportes en tiempo real y archiva toda la documentación en la nube, eliminando pérdidas de información y facilitando la auditoría tanto interna como externa. El tareo moderno en construcción civil, por tanto, constituye una herramienta indispensable para la productividad, el cumplimiento de la normativa y la sostenibilidad de los proyectos, brindando a las empresas control, trazabilidad y una gestión de personal alineada a los más altos estándares del sector.
El tareo en el sector construcción en Perú
Hoy en dia, el tareo en el sector construcción en Perú tiene como objetivo documentar con máxima precisión el esfuerzo, la participación y el rendimiento de todos los trabajadores involucrados en una obra. Este formato de registro, obligatorio por normativa y ampliamente utilizado por empresas del sector, va más allá de la simple anotación de asistencia: integra el control de jornadas, el seguimiento de la producción diaria y la asignación efectiva de tareas por frentes de trabajo, todo ello bajo un sistema estructurado y normado. En este contexto, el tareo inicia con la labor del capataz, encargado de registrar minuciosamente la hora de entrada y salida de cada operario, las tareas que desarrolla, el desempeño individual y grupal, la ubicación de las actividades, así como cualquier evento relevante como ausencias, reemplazos o accidentes ocurridos en obra.
Esta información no solo contribuye a generar una base de datos robusta para la elaboración de planillas de pago, sino que también es fundamental para asignar bonificaciones, calcular pagos por destajo y cumplir con los beneficios sociales y sectoriales establecidos en la regulación de construcción civil —como la bolsa de viaje u otros incentivos diferenciados. La norma sectorial peruana, representada por el D.S. Nº 003-97-TR y otros reglamentos afines, exige que el tareo sea validado y supervisado por el ingeniero de campo y, finalmente, por el administrador de la obra, garantizando la confiabilidad de la información. Estos registros deben conservarse y mantenerse disponibles tanto para auditorías internas como para inspecciones laborales externas, ya que constituyen documentos sustento ante la SUNAFIL y otras autoridades.
Tareo de personal de obra
El tareo de personal de obra es un proceso meticuloso y estructurado que garantiza el registro fidedigno de las labores y tiempos trabajados en cada proyecto. En la práctica, este procedimiento es fundamental en el sector construcción y otras industrias donde la coordinación de equipos multidisciplinarios y la correcta asignación de recursos son factores determinantes para el éxito operativo y financiero.
En una primera etapa, el capataz o encargado de la cuadrilla lleva a cabo el registro diario y detallado de la presencia y las actividades entregadas por cada trabajador o grupo. Este control no solo abarca la duración de la jornada, sino también la productividad específica asociada a cada tarea, permitiendo identificar posibles desbalances o necesidades particulares de soporte.
¿El tareo de personal es lo mismo que el control de asistencia?
El tareo de personal registra el tiempo que los trabajadores destinan a sus labores, por lo que usualmente suele confundirse con el control de asistencia o registro horario. Sin embargo, ambas tareas son distintas a ojos de la ley ya que en el caso del control de asistencia, este debe hacerse exclusivamente para dichos fines. Además, el control de asistencia debe cumplir con las formalidades descritas en la normativa.
Para poner un ejemplo, en abril de 2021 el Tribunal de Fiscalización Laboral dictó una resolución que dejó más que claro estas consideraciones. En específico, la entidad sancionó a una empresa por no contar con un sistema de control de asistencia. La defensa de la empresa impugnada afirmó que la asistencia se realizaba mediante las hojas de tareo. No obstante, el Tribunal desestimó aquel motivo ya que no se trataba de un verdadero sistema de asistencia.
Evita confusiones y multas con GeoVictoria
Si necesitas mantener un sistema de tareo de personal pero al mismo tiempo no quieres incumplir con lo que dicta la ley, en GeoVictoria tenemos la solución que necesitas.
Por un lado, para el tareo de personal, un sistema de gestión de GeoVictoria te permite administrar a trabajadores internos y externos incluso en diferentes obras. Esto se aplica en distintos rubros tales como Construcción, Seguridad y Retail. Un sistema de monitoreo como GeoVictoria App Cuadrilla te permitirá gestionar a grupos de trabajadores en tiempo real y distribuir tareas. Así podrás optimizar al máximo el rendimiento de tu empresa.
Por otro lado, para cumplir con la obligación de tener un control de asistencia puedes optar por diversas alternativas. Entre ellas se encuentran el Reloj Control clásico, el que funcione mediante lectura de huellas dactilares, reconocimiento facial y reconocimiento de la palma de la mano. Además de este método, existen otros como el uso de una Aplicación Móvil y el Marcaje Web.
¿Es obligatorio llevar el tareo en Perú?
El tareo de personal de obra, además de ser esencial para planificar y distribuir eficientemente las tareas, cumple un rol estratégico dentro de la cadena de valor de las empresas del sector construcción y otras industrias intensivas en capital humano. (D.S. Nº 003-97-TR)
Este proceso permite no solo realizar un seguimiento detallado de la presencia y productividad de las cuadrillas, sino también obtener indicadores clave de desempeño que ayudan a identificar dificultades operativas, optimizar el uso de materiales y contribuir a la trazabilidad de los proyectos.
A través del tareo es posible analizar tendencias de ausentismo, horas efectivamente laboradas, cumplimiento de metas diarias y el impacto de variaciones en la asignación de personal. Esta información es fundamental para prever necesidades de capacitación, reasignar recursos en tiempo real y mejorar la respuesta ante imprevistos, siempre bajo una mirada sustentada en datos.
La digitalización del tareo, especialmente mediante soluciones tecnológicas integrales como las que ofrece GeoVictoria, aporta ventajas adicionales: integra tableros de monitoreo, genera reportes automáticos para la gestión y supervisión, permite la visualización georreferenciada de cuadrillas móviles e información en tiempo real desde cualquier locación o dispositivo conectado. Esto facilita no solo el control administrativo, sino también la proyección de costos y la eficiencia financiera del proyecto.
Finalmente, un procedimiento de tareo bien ejecutado respalda a la empresa ante fiscalizaciones, auditorías internas y demandas laborales, ya que aporta información fidedigna, centralizada y fácilmente recuperable sobre la participación de cada trabajador y la evolución de las obras. Así, el tareo de personal de obra se consolida como una herramienta de gestión indispensable para empresas que buscan excelencia operativa, cumplimiento normativo y sostenibilidad en sus operaciones.
Diferencia entre tareo para planilla, para construcción civil entre otras
La diferencia entre el tareo para planilla, para construcción civil y otros sectores radica principalmente en el objetivo, el nivel de detalle requerido y las normativas aplicables a cada contexto.
En el caso del tareo para planilla, el foco está en registrar la jornada laboral y las tareas desarrolladas por cada trabajador, generalmente empleados en actividades administrativas, servicios o industrias que emplean el régimen general. Este tareo sirve como base para la liquidación de sueldos, el cálculo de horas extras, asignación de bonificaciones, descuentos por inasistencias y el cumplimiento de obligaciones laborales como vacaciones o gratificaciones. El registro suele estar más estandarizado y suele integrarse fácilmente con sistemas de recursos humanos y gestión de planillas.
Por otro lado, el tareo en construcción civil requiere mayor especificidad y seguimiento diario, ya que en este sector es imprescindible documentar no solo la asistencia, sino también la producción individual y colectiva en cada frente de obra, el avance físico, la rotación de cuadrillas y el desempeño en tareas específicas. En este rubro, el tareo es regulado por normas especiales como el D.S. N° 003-97-TR, que exigen registros detallados para la supervisión de jornadas, control de cumplimiento normativo en seguridad y salud en el trabajo, verificación de ejecución de faenas, pago de destajos y cálculo de beneficios sociales propios del régimen de construcción civil, como la bolsa de viaje y las bonificaciones sectoriales.
En otros sectores, como retail, outsourcing o seguridad, el tareo se adapta a la naturaleza de las operaciones. Por ejemplo, puede priorizar la asignación de turnos rotativos, la ubicación de equipos móviles, la cobertura de servicios en distintos puntos geográficos o el monitoreo en tiempo real del cumplimiento de objetivos. Estos sectores suelen beneficiarse especialmente de las plataformas tecnológicas, como las soluciones de GeoVictoria, que modernizan el proceso de tareaje, integrando funcionalidades como geolocalización de personal, generación de reportes automáticos, integración con control de asistencia y compatibilidad con sistemas de nómina y gestión documental.
En resumen, aunque el principio del tareo es común —documentar la actividad y el tiempo de trabajo— su aplicación, profundidad y utilidad varían según el sector: en la planilla para el cálculo de remuneraciones, en construcción civil para la trazabilidad y la supervisión sectorial, y en industrias intensivas en campo o servicios para la optimización de recursos y cumplimiento de objetivos operativos.
¿Cómo se hace el tareo del personal?
1. Planificación y asignación de tareas: Antes de iniciar la jornada, es fundamental definir las actividades que llevará a cabo cada trabajador o cuadrilla. El responsable (capataz, supervisor, jefe de área) debe asignar objetivos claros y distribuir adecuadamente los recursos, considerando la naturaleza del trabajo y las prioridades de la operación.
2. Registro de asistencia: Al inicio y fin de cada turno, se debe realizar el registro sistemático de la presencia de cada colaborador. Esto puede hacerse mediante sistemas tradicionales (listas manuales, hojas de tareo) o mediante soluciones tecnológicas avanzadas, como lectores biométricos, aplicaciones móviles, reconocimiento facial o marcaje web, dependiendo de la infraestructura disponible.
3. Captura de actividades y tiempos: A lo largo de la jornada y al cierre del día, es necesario documentar detalladamente las tareas ejecutadas, el tiempo invertido en cada una y, de ser necesario, la ubicación o frente de trabajo en que se realizaron. Este nivel de detalle permite detectar oportunidades de mejora, analizar la productividad y anticipar situaciones críticas en la planificación.
4. Consolidación y validación de datos: Una vez recopilada la información diaria o semanal, el registro pasa a revisión y validación por parte de supervisores o ingenieros de campo. Se verifica la congruencia entre lo reportado y los avances reales, así como el cumplimiento de las normas internas y legales.
5. Aprobación administrativa y cierre: Posteriormente, el reporte consolidado debe ser aprobado por el área administrativa o gerencial. En esta fase, se resuelven las observaciones, se corrigen posibles inconsistencias y se actualizan los sistemas de información para dar paso a la liquidación de sueldos, cálculo de incentivos, gestión de ausencias y cumplimiento de obligaciones laborales.
6. Almacenamiento seguro y generación de reportes: La información validada debe almacenarse de forma segura —preferentemente en la nube o en sistemas digitales integrados— para facilitar la trazabilidad, auditoría y cumplimiento normativo. Las plataformas modernas, como las soluciones de GeoVictoria, permiten además generar reportes automáticos y personalizables, facilitando la toma de decisiones estratégicas para optimizar la gestión de personal y recursos Humanos.
7. Seguimiento y mejora continua: Finalmente, el análisis periódico de los datos recolectados posibilita identificar patrones de ausentismo, áreas de baja productividad, necesidades de capacitación y oportunidades para mejorar la eficiencia operativa. Implementar este ciclo de control y análisis contribuye a una gestión más transparente, ágil y alineada con los objetivos organizacionales. Este procedimiento, adaptable tanto a la realidad diaria como semanal, es aplicable en diversos sectores y escalas de operación, y puede ser optimizado con herramientas tecnológicas de última generación para lograr un control integral, ágil y confiable del tareo de personal.