9 cambios importantes del nuevo dictamen que regula los sistemas de control de asistencia

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Nuevo dictamen N° 2927/58 de la dirección del trabajo sobre los requisitos para el control de asistencia

Este año entra en vigencia el nuevo dictamen que regula los sistemas de control de asistencia en Chile. En específico, es el nuevo dictamen N° 2927/58 de la Dirección del Trabajo, que viene establecer requisitos para sistemas digitales de registro y control de asistencia. También para los descansos y determinación de las horas de trabajo.

Este nuevo dictamen, publicado el 28 de diciembre de 2021, remplazará los dictámenes Nº1140/027 y N°5849/133, que también establecían requisitos para los sistemas electrónicos de control de asistencia. Sin embargo, el nuevo dictamen tiene como objetivo “actualizar la doctrina institucional antes citada con el fin de adecuarla a las nuevas exigencias”. Puedes informarte más ingresando a este link.

¿Qué aspectos en los sistemas de control de asistencia se actualizará?, ¿Cuáles son los cambios más importantes? En este artículo de GeoVictoria, te contaremos los 9 cambios más importantes del nuevo dictamen N°2927/58. ¡Revisemos!

1.  El correo personal será el único medio válido como comprobante de la marca

Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores a través de los correos electrónicos privados. También los sistemas pueden enviar “la misma información mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica”.

Si un trabajador no tuviera correo electrónico privado, la plataforma le podrá crear uno para recibir su información laboral. No obstante, dicha medida deberá contar con el consentimiento escrito del trabajador.

2.  Acceso a los funcionarios de la Dirección del trabajo a la información de los trabajadores

Los funcionarios la de DT deben tener siempre acceso a la información del sistema de manera permanente e irrestricta. Según el dictamen, cualquier situación que entorpezca o dilate el proceso de ingreso, revisión o descarga de información, se considerará como un impedimento para el cumplimiento de la función fiscalizadora de la DT. El acceso de que se trata de ajustará a las siguientes reglas:

a. Acceso presencial: Los funcionarios podrán acceder a la información desde las mismas dependencias del empleador fiscalizado, para lo cual se les otorgarán los equipos y espacios que sean necesarios para desarrollar su labor.

a. Acceso remoto: Los funcionarios de la DT también podrán acceder a la información de manera remota o no presencial.

El acceso para los funcionarios de la considerará un perfil de usuario que permita realizar consultas y descargar los reportes, pero sin atribuciones de modificación, complemento o eliminación de la información contenida en la plataforma

3.  Habilita a terceros para ver información de Subcontratos y servicios transitorios

Con este nuevo dictamen que actualizó los requisitos para los sistemas electrónicos de control de asistencia, permite el acceso de terceros a la información de asistencia. En específico, en los siguientes casos:  

Subcontratación

El dictamen señala que se habilitan a las empresas subcontratista a requerir documentación que acredite el acatamiento de las disposiciones legales. “No obstante, el cumplimiento efectivo de la jornada de trabajo consiste en una obligación de hacer, respecto de la cual la normativa legal no se pronuncia”, señala.

Empresas de servicios transitorios

Si bien la obligación de controlar la asistencia de los trabajadores corresponde a las empresas usuarias, no existe inconveniente para que los empleadores -empresas de servicios transitorios- tengan acceso a la información de sus trabajadores, dada la relación laboral directa que existe entre ambos.

El acceso señalado de las empresas de servicios transitorios debe considerar sólo un perfil de usuario. Sin posibilidad de realizar modificaciones o correcciones a la información contenida en el sistema.

4.  Las empresas deben capacitar a cada trabajador que use el sistema de asistencia

Según especifica este nuevo dictamen para el control de asistencia, todos los trabajadores afectos a un nuevo sistema de registro y control de asistencia digital deberán ser debidamente capacitados en su uso.

5.  Cambio en proceso de modificación de marcas para un funcionamiento más práctico

Para asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores pueden hacer lo siguiente con los marcajes:

a)     Modificación o reemplazo:

El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma. Por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.

b)    Agregar marcaciones:

El empleador podrá agregar marcaciones faltantes de entrada o salida, tanto individuales como colectivas derivadas. Por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los trabajadores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc. En suma, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual. De esta forma, se evita descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.

c)     Corrección de errores:

Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores.

6.  Correos de alerta por falta de marcación

A partir de las marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas. En específico, cuando existe la omisión de un registro de inicio o término de actividad.

Los sistemas deben emitir un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, después de un lapso de 30 minutos posteriores al inicio o término de una actividad. Vale decir, los sistemas deben alertar si el trabajador no realiza ningún marcaje a la hora indicada.

7.  Pacto de horas extras en el sistema de asistencia

Según el nuevo dictamen, los sistemas de asistencia deben permitir generar un documento electrónico para que trabajador y empleador pacten las horas extraordinarias. Ello, previo al cumplimiento de los requisitos que exige la ley para tal efecto. Para esto, se deben cumplir estas reglas:

Una vez completado el documento por el empleador, el sistema lo enviará automáticamente al trabajador a su correo personal registrado en la plataforma.

  • El trabajador podrá aceptar o rechazar la propuesta, respondiendo directamente al correo electrónico recibido o a un enlace contenido en él.
  • Si el trabajador aceptare la propuesta, automáticamente se generará un símbolo destacado en la jornada del día respectivo.

8.  Prohibición de bloquear las marcas de los trabajadores, incluso con licencia médica

De acuerdo al nuevo dictamen, no se considera ajustado a la normativa vigente que los sistemas bloqueen las marcaciones de trabajadores que se encuentren haciendo uso de su feriado legal, en reposo por licencias médicas, permisos, etc.

Si un trabajador que se encuentre en alguna de las situaciones señaladas en el párrafo anterior realiza una marcación en el sistema, puede ser regulada. Puedes revisar el punto número 5 de este artículo.

9.  La empresa debe tener un único sistema de asistencia, independiente de la realidad de los trabajadores

En el nuevo dictamen que establece los requisitos para el control de asistencia, especifica en el punto 3.20 que: “cada empleador debe llevar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia”.  ¿Qué significa? El empleador debe usar un único de marcaje para todos los trabajadores, que puede ser digital o en soporte de papel.

¿Cuándo entra en vigencia este nuevo dictamen sobre los sistemas de control de asistencia?

El nuevo dictamen que establece los requisitos para los sistemas de control de asistencia, regirá desde la fecha de su publicación, es decir, desde el 28 de diciembre de 2021. Automáticamente, remplaza los dictámenes Nº1140/027 y N°5849/133.  

Los sistemas digitales de registro y control de asistencia autorizados por los dictámenes anteriores, mantendrán vigentes sus validaciones hasta el vencimiento de los 24 meses de duración, contados desde la fecha del respectivo pronunciamiento.

Si deseas contactarte con un ejecutivo para más información acerca de este dictamen y cómo GeoVictoria cumple con esta normativa, ingresa a este enlace para conversar.

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