Tipos de registro de Control de Asistencia para el uso del empleador

¿Cuáles son los tipos de registro de control de asistencia que el empleador puede utilizar? Libros físicos, tarjetas electrónicas y sistemas biométricos son parte de las opciones que permite la legislación chilena. 

Para entender cómo funciona cada uno de ellos, hemos preparado este blog que te servirá como guía para implementar cualquier sistema en tu empresa.

La importancia de un Control de Asistencia

Tal como ocurre en otros países de la región como es el caso de Perú o Colombia, en Chile es obligación llevar un Control de Asistencia. Esto tiene como finalidad contabilizar las horas de trabajo que realiza el personal durante el mes, y por lo tanto, calcular de manera efectiva los salarios. 

En ese sentido, el Código del Trabajo, que es la principal legislación laboral en el país, establece en su artículo 33 aquella obligatoriedad:

“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”.

A pesar de que el artículo solo menciona dos tipos de control (libro o tarjetas de registro), también agrega la posibilidad de utilizar otros sistemas si la situación lo amerita. En ese sentido, hay empleos que se realizan en terreno o en dependencias ajenas a la empresa, en los que es imposible controlar la asistencia a través de métodos tradicionales.

Como vimos, un registro de asistencia depende de la realidad de cada organización y el tipo de trabajo que desempeñe cada individuo. Ante esto, la Dirección del Trabajo elaboró un listado con las principales tecnologías que se pueden emplear para realizar un conteo efectivo de las jornadas laborales.

Libro de asistencia

Este es por lejos el método más rudimentario para el control de asistencia. Como su nombre lo indica, consiste en un cuadernillo donde se anotan los datos de forma manual. 

¿Es aconsejable utilizar este método? Muchas empresas aún conservan este sistema por diversos motivos, como la costumbre, el ahorro de dinero, o simplemente porque el control de asistencia no tiene la importancia que merece a nivel organizacional. 

Sin embargo, este sistema que parece simple, en el fondo resulta un proceso mucho más complejo y lento al momento de procesar los datos. En ese sentido, cada mes el departamento de recursos humanos debe traspasar toda la información de manera manual, para luego calcular los salarios. Esto representa una desventaja respecto al tiempo destinado a las remuneraciones.

Por otro lado, un libro físico de asistencia tiene altas probabilidades de sufrir adulteraciones o errores de información. Esto produce diversos problemas, como por ejemplo, un pago excesivo de horas extras, o en caso contrario, el no pago de las horas trabajadas. Aquello puede llevar a la empresa a enfrentar problemas judiciales con la autoridad del trabajo.

Reloj control con tarjeta de registro

Otro de los métodos tradicionales para supervisar las horas de trabajo es el uso de tarjetas de registro. Estas se componen por un cartón duro y contienen distintas casillas con los datos de los trabajadores. ¿Cómo funciona esto? Estas tarjetas trabajan gracias a un reloj control que permite imprimir los datos como la hora de entrada y salida.

Este método resultó de gran relevancia para las empresas con un gran número de trabajadores, particularmente del sector industrial. No obstante, es un sistema que está quedando obsoleto por el desarrollo de tecnologías mucho más modernas y eficientes.

Registro electrónico computacional con tarjeta de cinta magnética

La aparición de las tarjetas con cinta magnética fue toda una innovación en materia de control de asistencia. El uso de estos elementos permitió un proceso mucho más cómodo y ágil. Además, la información se almacena de forma inmediata en un reloj control. 

En este caso, el registro se realiza a través del deslizamiento de la tarjeta en el reloj control instalado, lo que permite al dispositivo leer la información contenida en la banda magnética. Por otro lado, si la tarjeta contiene un chip electrónico, el control se lleva a cabo mediante el acercamiento de la tarjeta hacia el reloj control.

Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar

Hemos llegado al que actualmente es el método más eficiente y seguro para el conteo de las horas de trabajo: el reloj control biométrico. Como su nombre lo indica, este dispositivo funciona en base a biometría, tecnología que permite reconocer aspectos únicos de las personas, entre ellos, la huella dactilar. 

El Reloj Control de GeoVictoria te permitirá llevar un registro de manera rápida, segura y cómoda. En ese sentido, el dispositivo permite almacenar grandes volúmenes de datos, por lo que podrás incorporar a toda la planilla de trabajadores de tu empresa. 

Además, este sistema no sólo ofrece la posibilidad de lectura de huellas dactilares. Una variante que puedes implementar es el reconocimiento facial, el cual tiene la capacidad de distinguir entre un rostro real y una fotografía.

Sistemas de georreferenciación o ubicación satelital

Hay diversos empleos que se realizan fuera de las inmediaciones de la empresa. Ejemplos de ello abundan en sectores como la minería, donde gran parte del personal cumple sus funciones en terreno. Dentro de este grupo también se encuentran los vendedores que deben viajar a distintas ciudades y que no tienen un punto fijo. O también el personal outsourcing que presta servicios a empresas de retail.

Pues bien, para todos estos casos, la Dirección del Trabajo establece la opción de implementar un sistema de georreferenciación o ubicación satelital. Aquello permite supervisar el cumplimiento de las horas de trabajo según lo estimado en el contrato laboral.

¿Cuáles son los tipos de registro de control de asistencia que el empleador puede utilizar para estos casos? GeoVictoria App es el método ideal para controlar las horas de trabajo en terreno. Esta aplicación móvil permite a los trabajadores marcar su horario de entrada y salida a través de una simple fotografía selfie, la cual es analizada por un software de reconocimiento facial.

Con esta aplicación no solo podrás conocer las horas de trabajo, sino también hacer un seguimiento en tiempo real a través de localización GPS. De esta manera, podrás supervisar y administrar de mejor forma a la fuerza laboral.