¿Cómo mantener la productividad laboral durante la pandemia?

Para las empresas, la productividad laboral durante pandemia por la COVID-19 es difícil. Aquellos que administren óptimamente las operaciones estarán bien para mantenerlas.  Además, estarán mejor preparados para futuras crisis.
En GeoVictoria nos preocupa mantener la productividad laboral durante pandemia. Por ello, hemos elaborado la siguiente guía con preguntas y respuestas fáciles. De esta forma, sea desde el rol de trabajador o empleador, sabrá que hacer. La siguiente guía es recogida desde la Universidad de Pittsburgh.

¿Eres supervisor o jefe de tu área y tienes el desafío de mantener la productividad laboral en pandemia? 

Considere estos consejos y herramientas. Si bien no todos los puntos pueden aplicarse a su área, algunos pueden agregar opciones adicionales a las opciones que tienes.

¿Cuál podría ser una oportunidad para hacer esta situación de trabajo temporal?

Puede beneficiarnos a todos cambiar nuestra forma de pensar del modo de desafío al modo de oportunidad. Muchos supervisores sueñan con un momento en el que las tareas diarias de nuestros días laborales típicos se calmen un poco para que sus equipos puedan concentrarse en proyectos más amplios y a largo plazo. Este es el momento. Piense en grande, piense creativamente y piense en todas las direcciones.

¿Qué hacer para mejorar la productividad?

Este puede ser un momento para la planificación estratégica a largo plazo. Ello ayudará a mejorar la productividad laboral a futuro. Ejemplos incluyen:

• Actualización de presupuestos, cronogramas, planes de riesgo y otros documentos de planificación que planeas utilizar en el futuro en su trabajo.
• Establecer métricas y objetivos actualizados para seguir progresos. El objetivo es saber si se mantendrá la productividad laboral durante pandemia.
• Leer los planes estratégicos y las comunicaciones a nivel de empresa y de la propia área. Crear las instancias para que todas las tareas futuras estén alineados con objetivos corporativos.
• Considerar las formas en que puede mejorar la diversidad y la inclusión en su entorno de trabajo interno, así como en sus iniciativas orientadas al exterior.

Piense en retrospectiva

Los tiempos de “tranquilidad” se pueden utilizar para recopilar y examinar datos sobre iniciativas anteriores, como:

• Revisar los datos existentes para determinar si los proyectos están cumpliendo los objetivos.
• Recopilación de nuevos datos mediante herramientas de encuestas como Qualtrics. Las personas tienen más tiempo en este momento del que suelen tener para completar esas encuestas cuidadosamente.
• Alentar a tu área para reflexionar sobre los esfuerzos recientes al hacer preguntas como: ¿Qué nos ha funcionado bien durante el año pasado y por qué? ¿Qué no ha funcionado tan bien y por qué? Esto puede traducirse en debates productivos relacionados con iniciativas futuras.

Actuar para mejorar

Haga un plan para profundizar en los sistemas que tiene actualmente. Esto puede incluir:

• "Limpieza de primavera" de su cuenta de correo electrónico, creando y organizando carpetas de correo electrónico.
• Organizar y limpiar carpetas, unidades, Box y otros documentos de almacenamiento.
• Limpieza de datos y etiquetas en bases de datos y sistemas de gestión de documentos.
• Ponerse al día con la entrada de datos y otros retrasos.
• Definir y emplear convenciones de etiquetado coherentes para documentos y correos electrónicos.
• Para el personal esencial, que trabaja con las solicitudes de reparación pendientes.

Ampliar nuestra ayuda a otros

Hacer lluvia de ideas sobre las formas en que su trabajo puede afectar a los demás. Así podrá mejorar la productividad laboral en pandemia de sus otros miembros del equipo. Esto podría incluir:

• Ofreciendo su especialidad o servicios administrativos a unidades cuyo trabajo toca el suyo.
• Preguntar a tus colegas qué pueden hacer por otras personas de la empresa.
• Lluvia de ideas sobre las formas en que su equipo puede ayudar a otros en la comunidad a través de esfuerzos voluntarios que también mantienen la seguridad de todos.
• Mantenerse informado y actualizado con las noticias universitarias, comunitarias, regionales y nacionales para mantener sus esfuerzos alineados con las necesidades y los protocolos de seguridad en constante cambio.
• Mantenerse en contacto con otros gerentes para comparar notas sobre lo que está funcionando.

Lo que debemos hacer para mantener la productividad laboral en pandemia con el equipo

Los tiempos de inactividad son ideales para desarrollarnos a nosotros mismos y a nuestros equipos. Considerar:

• Fomentar la participación de trabajadores en instancias de desarrollo profesional. Ello lo puede hacer con recursos gratuitos.
• Desarrollar debates sobre materiales de desarrollo profesional con su equipo. Puede hacer preguntas como: ¿Qué aprendió de esto? ¿Qué te sorprendió? ¿De qué te hace sentir más curiosidad? ¿Qué conocimiento aporta esto a lo que hacemos? Con esta base, ¿Qué podríamos cambiar?
• Obtener créditos de educación continua o desarrollo profesional para certificaciones.
• Participar en webinars y otras sesiones online ofrecidas a través por la empresa.
• Visitar los sitios web de sus organizaciones profesionales correspondientes. Muchas de estas organizaciones están llenando sus páginas con material de desarrollo profesional relevante y bajo demanda.
• Cómodo y versátil software (¡especialmente para trabajo remoto!). Entre ello MS Teams, Skype for Business, correo electrónico y calendario de Outlook, Zoom, GeoVictoria y GoToMeeting.
• Aprender, emplear o actualizar una plataforma de administración de tareas (por ejemplo, Outlook, Todoist u otras).
• Hablar con los miembros del personal sobre las áreas en las que actualmente quieren crecer o aprender en el trabajo. Esta podría ser una oportunidad para capacitar a los empleados para responder mejor a las futuras demandas de flexibilidad en el lugar de trabajo.

¿Cómo pensar en el bienestar de mis compañeros o trabajadores?

Es fundamental que todos mantengamos nuestra salud física y mental. Priorizar:

• Continuar reconociendo y destacando los esfuerzos excepcionales de los trabajadores.
• Encontrar formas de mantener creativamente las interacciones sociales del equipo y divertirse.
• Tener debates sobre cómo establecer límites en torno a espacios, horarios y dispositivos laborales y no laborales. Algunos empleados pueden necesitar claridad, tranquilidad y orientación para crear "zonas" de trabajo y definir horas claras de inicio y finalización de los días laborales.
• Compartiendo formas que su equipo ha descubierto para mantenerse enfocado en un entorno fuera de la oficina. Por ejemplo, algunos que están acostumbrados al ruido ambiental o "blanco" en el trabajo pueden recibir ayuda de sitios web como Coffitivity, que reproduce los sonidos que se pueden escuchar en una cafetería o cafetería.
• Alentar a los trabajadores en mantener (o incluso mejorar) su actividad física en el hogar como al aire libre.
• Recordar a los trabajadores que se mantengan siempre en contacto.

¿Qué preocupación debo tener ahora para mantener la productividad laboral en pandemia?

Hay algunas tareas que son críticas o están perfectamente ubicadas para realizar en este momento. Entre ellas:

• Redacción de próximos anuncios y comunicaciones.
• Revisar contenido en sitios web y SharePoint para verificar la precisión, errores tipográficos, enlaces rotos, información actual, etc.
• Para empleados en el lugar: limpieza y desinfección a fondo de espacios y equipos.
• Haga una lluvia de ideas con su personal sobre las formas en que su equipo puede proporcionar un valor único al trabajador durante este período. Habla con tu equipo sobre lo que tienes para ofrecer que nadie más ofrece. ¿Qué nueva forma podría tomar?

OJO: es una situación que tiene final

Mantenga una comunicación regular y honesta con su equipo. Hable sobre lo que a ti y ellos quieren hacer durante este período. Los sistemas que podría emplear para hacerlo, cómo evaluará su éxito, entre otras opciones para mantener la productividad laboral en pandemia.