Formatos para horarios de trabajo: ¿Cómo elegir el mejor?

Para realizar los registros de los horarios de trabajo, existen muchos formatos a elegir. Dentro de ellos existen los métodos análogos como también los digitales. No para todos los tamaños de empresas necesitan las mismas soluciones. En algunos rubros, tal vez es más importante optar un formato para horarios de trabajo que solo conste de usar plantillas Excel. Para otros, métodos de registro de asistencia online que reducen el tiempo de control.

Para cualquier escenario, en GeoVictoria Blog te recomendamos que formatos para horarios de trabajo puedes adoptar. Incluso te sugeriremos plantillas que te pueden hacer la vida más fácil. No obstante, estas soluciones no presentan las ventajas que soluciones de registro online facilitan tanto a empleador como trabajador.
¡Revisemos algunos de estos formatos!

Formatos de Horarios de Trabajo: métodos análogos/escritos

Es la manera más rudimentaria y sencilla para ejecutar formatos de horarios de trabajo. Diversas legislaciones, como la chilena o peruana, autorizan formatos para el registro de horarios de trabajo. El reglamento en torno al aplicar estos formatos, no distingues el medio el que está hecho. Vale decir, si el administrador lo realiza en formato físico (papel) o formato computacional (usando Excel u otro software gratuito de registro).

En suma, con solo un cuaderno, un libro predeterminado de asistencia o una hoja de Excel. En cualquiera de esos medios, mientras se cumpla los siguientes requisitos, son formatos autorizados para controlar los horarios de trabajo. A continuación, revisemos, de acuerdo con la ordenanza Nº6914/318:

• Si el registro consistiere en un libro de asistencia, su "formato será determinado libremente. Sus hojas deberán estar numeradas en forma correlativa.
• En el registro deberá dejarse constancia diaria de las horas "de llegada y salida del trabajador, mediante los dígitos”. También cabe precisar en el registro, la identificación del trabajador. Ejemplo de ello, puede ser el RUN. También registrar su nombre completo.
• El trabajador deberá firmar el registro o estampar su impresión con su firma o huella.

Este tipo de formatos de horarios de trabajo es ideal para empresas pequeñas que no superen más de 7 a 10 personas. Además, permite el ahorro de gastos al no invertir en una solución tecnológica para ese problema. No obstante, puede presentar un problema al invertir tiempo de su trabajador anotando todos los días los mismos datos.

También hay otros problemas asociados a la eficiencia de los datos de registros suministrados. ¿Quién o qué comprueba que los datos registrados son verídicos?, ¿Qué hacer si hay datos ilegibles?, ¿Qué hacer con los datos tachados?, ¿Cómo calcular horas extras si se ven excesivas? Por ello, siempre dependiendo de la dotación de personal y de la confianza con sus trabajadores, puede que el registro de formato de horarios de trabajo análoga no sea lo mejor.

Otro formato de horas para el Trabajo: métodos digitales

A pesar de que tiene sus costos, es la forma más fácil para aplicar formatos de horarios de trabajo. Ello porque no se recurre a recursos físicos ni manuales para llevar a cabo el registro de asistencia. Lo anterior, eliminaría los errores en la digitación o legibilidad de las marcas. Además, a la hora de fiscalizaciones de la Inspección del Trabajo, evitará las multas ante denuncias de trabajadores. Todo ello y más, permite el formato para horario de trabajo digital.

Según la Ord. 1140/27, de 24.02.2016. “los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo deben cumplir con una serie de características”. Este formato para controlar los horarios de trabajo, debe tener siguientes requisitos:

• Identificación del trabajador/trabajadora.
• Comprobantes de marcación de fácil disposición.
• Disposición de reportes semanales.
• Disponibilidad del servicio por parte del empleador.
• Verificación.
• Acceso para fiscalización de la Dirección del Trabajo.
• Compatibilidad con otros sistemas.

No obstante, para cumplir estos requisitos, no se necesitan una alta inversión. Entendiendo la situación extraordinaria de todos los países a causa del Covid-19, existen formas baratas y rápidas para cumplir con el registro. Por ejemplo, con solo acceder a un sitio web o por medio de una aplicación por teléfono, se puede cumplir el registro de horarios.